0050.48.2021

Na podstawie art. 33 ust. 3 i 5 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2020 r. poz. 713, 1378 oraz z 2021 r. poz. 1038), w związku z art. 221, 223 i 253 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2021 r , poz. 735), ustawą z dnia 11 lipca 2014 r. o petycjach (Dz. U. z 2018 r, poz. 870), rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywaniu skarg i wniosków (Dz.U z 2002 r., nr 5 poz. 46) oraz Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67) zarządzam, co następuje:
 
       § 1. 1. Ustala się zasady i tryb przyjmowania, ewidencjonowania i rozpatrywania skarg, wniosków i petycji składanych przez osoby fizyczne lub inne podmioty do Wójta i Rady Gminy Dąbrowa Chełmińska.
       2. Postanowienia niniejszego zarządzenia stosuje się także do skarg, wniosków i petycji przekazanych Wójtowi Gminy i Radzie Gminy do załatwienia według właściwości.
       3. Skargi i wnioski kierowane do Wójta Gminy przyjmuje i koordynuje Sekretarz Gminy.
 
       § 2. 1. W sprawach skarg i wniosków przyjmują:
1) Wójt Gminy, Sekretarz Gminy oraz kierownicy referatów - w każdy dzień tygodnia, w godzinach pracy Urzędu;
2) Przewodniczący Rady Gminy - w każdy wtorek od 16:00 do 17:00,  w przypadku braku możliwości pełnienia dyżuru, możliwy jest kontakt telefoniczny.
       2. Informacje o dniach i godzinach przyjęć interesantów w sprawach skarg i wniosków podaje się do publicznej wiadomości poprzez zamieszczenie w Biuletynie Informacji Publicznej oraz na tablicy ogłoszeń w siedzibie Urzędu Gminy.
       § 3. 1. Wszystkie pisemne skargi i wnioski, w tym składane ustnie do protokołu, wpływające do Urzędu Gminy są rejestrowane w rejestrze  korespondencji przychodzącej w Sekretariacie Urzędu, skąd przekazywane są Wójtowi Gminy celem ich dekretacji.
       2. Biuro Rady Gminy Dąbrowa Chełmińska jest odpowiedzialne za koordynację spraw dotyczących korespondencji właściwej dla rozpatrywania skarg i wniosków, należących do właściwości Rady Gminy.
       3. W przypadku wniesienia skargi lub wniosku ustnie, przyjmujący zgłoszenie sporządza protokół, którego wzór stanowi załącznik do niniejszego zarządzenia.
       4. W protokole zamieszcza się datę przyjęcia skargi lub wniosku, imię, nazwisko, adres osoby zgłaszającej oraz zwięzły opis sprawy.
       5. Protokół podpisują: wnoszący skargę lub wniosek oraz pracownik przyjmujący zgłoszenie.
       6. Protokół z przyjęcia skargi lub wniosku pracownik przyjmujący zgłoszenie przekazuje do Sekretariatu Urzędu celem wpisania do książki korespondencji przychodzącej.
       § 4. Wójt Gminy dokonuje kwalifikacji pisma i podejmuje decyzję, czy nosi ono znamiona skargi, czy wniosku, dekretuje do odpowiedniej komórki organizacyjnej lub pracownika Urzędu Gminy, a jeżeli adresatem skargi lub wniosku jest Rada Gminy Dąbrowa Chełmińska – do jej Przewodniczącego, a następnie przekazuje Sekretarzowi Gminy celem wpisania jaj do Centralnego Rejestru Skarg i Wniosków, zwanym dalej "Centralnym Rejestrem".
       § 5. 1. Skargi i wnioski podlegające rozpatrzeniu są rejestrowane w Centralnym Rejestrze o symbolu 1510, prowadzonym przez Sekretarza Gminy. Rejestr ma na celu ułatwienie kontroli przebiegu i terminów załatwienia poszczególnych spraw.
       2. Sekretarz wypełnia następujące pozycje w Centralnym Rejestrze:
1) data wpływu skargi lub wniosku do Urzędu Gminy;
2) oznaczenie Strony (od kogo wpłynęła skarga, wniosek);
3) oznaczenie podmiotu odpowiedzialnego za załatwienie sprawy;
4) temat (czego dotyczy skarga lub wniosek);
5) termin załatwienia;
6) sposób załatwienia sprawy.
       3. Po wypełnieniu Centralnego Rejestru, Sekretarz Gminy nadaje kolejny numer sprawy, a następnie kopiuje dokument i podłącza do akt Centralnego Rejestru.
       4.  Biuro Rady Gminy, właściwa do załatwienia sprawy komórka organizacyjna Urzędu lub wyznaczony pracownik Urzędu, załatwiający skargę lub wniosek, prowadzą sprawę pod numerem nadanym w Centralnym Rejestrze.
       5. Biuro Rady, po załatwieniu sprawy, dostarcza Sekretarzowi Gminy odpowiedzi na skargi lub wnioski, celem dołączenia do akt Centralnego Rejestru.
       6. Pracownicy Urzędu Gminy przekazują kopie odpowiedzi na skargi i wnioski Sekretarzowi Gminy celem dołączenia do akt Centralnego Rejestru.
 
       § 6. 1. Wszystkie petycje wpływające do Urzędu Gminy są składane w Sekretariacie Urzędu celem zarejestrowania w rejestrze korespondencji przychodzącej, skąd przekazywane są Wójtowi Gminy celem ich dekretacji.
       2. Biuro Rady Gminy Dąbrowa Chełmińska jest odpowiedzialne za koordynację całości spraw dotyczących korespondencji właściwej dla rozpatrywania petycji należących do właściwości Rady Gminy.
       § 7. Wójt Gminy dokonuje kwalifikacji pisma i podejmuje decyzję, czy nosi ono znamiona petycji, dekretuje do odpowiedniej komórki organizacyjnej lub pracownika Urzędu Gminy, a jeżeli adresatem petycji jest Rada Gminy Dąbrowa Chełmińska – do jej Przewodniczącego, a następnie przekazuje Sekretarzowi Gminy celem wpisania jej do Centralnego Rejestru Petycji i oznaczenia numeru sprawy.
       § 8. 1. Petycje podlegające rozpatrzeniu są rejestrowane w Centralnym Rejestrze Petycji o symbolu 152 przez Sekretarza Gminy. Rejestr ma na celu ułatwienie kontroli przebiegu i terminów rozpatrzenia poszczególnych petycji.
       2. Sekretarz Gminy prowadzący Centralny Rejestr Petycji, wypełnia w nim następujące pozycje:
1) data wpływu petycji do Urzędu;
2) oznaczenie strony wnoszącej petycję;
3) temat petycji (określenie czego dotyczy);
4) podmiot odpowiedzialny za rozpatrzenie petycji;
5) termin rozpatrzenia petycji;
6) sposób rozpatrzenia petycji.
      3. Po wypełnieniu rejestru, Sekretarz Gminy nadaje kolejny numer sprawy, a następnie kopiuje dokument i dołącza do akt Centralnego Rejestru Petycji.
       4. Sekretarz Gminy publikuje skan petycji w Biuletynie Informacji Publicznej.
       5. Biuro Rady Gminy, właściwa do załatwienia sprawy komórka organizacyjna Urzędu lub wyznaczony pracownik załatwiający petycję, prowadzą sprawę pod numerem nadanym w Centralnym Rejestrze.
       6. Pracownik Biura Rady dostarcza Sekretarzowi Gminy uchwały dotyczące sposobu rozpatrzenia petycji, celem dołączenia do akt Centralnego Rejestru Petycji oraz zamieszczenia w Biuletynie Informacji Publicznej.
       7. Pracownicy Urzędu Gminy przekazują Sekretarzowi Gminy kopie odpowiedzi na petycje celem dołączenia do akt Centralnego Rejestru Petycji oraz zamieszczenia w Biuletynie Informacji Publicznej.
 
       § 9. 1. Na pismach o sposobie załatwienia poszczególnych skarg, wniosków i petycji należy umieszczać adnotacje o dacie ich wysyłki.
       2. Dokumentacja związana ze skargą, wnioskiem lub petycją przechowywana jest w komórce merytorycznej, a następnie podlega archiwizacji w Archiwum Zakładowym.
      § 11. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.