0050.6.2022

Na podstawie art. 33 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2021 r., poz. 1372 i 1834) zarządzam, co następuje:
 
 
§ 1.  Nadaję Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy w Dąbrowie Chełmińskiej, który stanowi załącznik do niniejszego zarządzenia.
 
§ 2. 1. Wykonanie zarządzenia powierzam Sekretarzowi Gminy.
2. Zobowiązuję pracowników Urzędu Gminy w Dąbrowie Chełmińskiej do zapoznania się z treścią Regulaminu, o którym mowa w § 1.
 
§ 3. Traci moc Zarządzenie nr 0050.53.2013 Wójta Dąbrowa Chełmińska z dnia 31 grudnia 2013 r. w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy w Dąbrowie Chełmińskiej, ze zmianami.
 
§ 4. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania, z mocą obowiązującą od dnia          1 lutego 2022 r.
 
 
Rozdział 1
Postanowienia ogólne
1) zasady funkcjonowania i zadania Urzędu;
2) zakresy działania kierownictwa oraz poszczególnych referatów i innych komórek organizacyjnych w Urzędzie;
3) strukturę wewnętrzną Urzędu;
4) tryb pracy Urzędu;
5) zasady podpisywania pism, decyzji i innych dokumentów.

§ 2. Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:
1) Gminie – należy przez to rozumieć Gminę Dąbrowa Chełmińska;
2) Radzie – należy przez to rozumieć Radę Gminy Dąbrowa Chełmińska;
3) Wójcie – należy przez to rozumieć Wójta Gminy Dąbrowa Chełmińska;
4) Organach Gminy – należy przez to rozumieć Wójta i Radę Gminy Dąbrowa Chełmińska;
5) Zastępcy Wójta – należy przez to rozumieć Zastępcę Wójta Gminy Dąbrowa Chełmińska;
6) Sekretarzu – należy przez to rozumieć Sekretarza Gminy Dąbrowa Chełmińska;
7) Skarbniku – należy przez to rozumieć Skarbnika Gminy Dąbrowa Chełmińska;
8) Zastępcy Kierownika USC – należy przez to rozumieć Zastępcę Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w  Dąbrowie Chełmińskiej;
9) Urzędzie – należy rozumieć Urząd Gminy w Dąbrowie Chełmińskiej;
10) Komórce organizacyjnej – należy przez to rozumieć Referat lub samodzielne stanowisko pracy;
11) Jednostce pomocniczej – należy przez to rozumieć sołectwo w Gminie Dąbrowa Chełmińska;
12) Jednostce organizacyjnej – należy przez to rozumieć jednostkę organizacyjną Gminy Dąbrowa Chełmińska;
13) Kierowniku Urzędu – należy przez to rozumieć Wójta Gminy Dąbrowa Chełmińska;
14) Pracowniku – należy przez to rozumieć pracownika Urzędu Gminy w Dąbrowie Chełmińskiej;
15) BIP – należy przez to rozumieć Biuletyn Informacji Publicznej Urzędu Gminy w Dąbrowie Chełmińskiej.
 
§ 3. 1. Urząd jest jednostką budżetową gminy, przy pomocy której Wójt wykonuje zadania z zakresu administracji publicznej.
2. Siedziba Urzędu Gminy mieści się w Dąbrowie Chełmińskiej przy ul. Bydgoskiej 21.
3. Godziny pracy Urzędu w poszczególne dni tygodnia określa Wójt, uwzględniając wymiar czasu pracy obowiązujący pracowników samorządowych oraz uregulowania Kodeksu pracy w sprawie rozkładu czasu pracy.
4. Informacja o dniach i godzinach pracy Urzędu wywieszona jest w widocznym miejscu  budynku Urzędu i zamieszczona w BIP.
5. Urząd Stanu Cywilnego udziela ślubów także w niedziele, święta i dni powszednie wolne od pracy.
6. Zasady i tryb funkcjonowania Urzędu szczegółowo określa Regulamin Pracy, który wydaje Wójt w drodze zarządzenia.
                                                                                                                                                 
§ 4. 1. Do zadań Urzędu należy zapewnianie pomocy Organom Gminy w wykonywaniu ich zadań i kompetencji.
2. W szczególności do zadań Urzędu należy:
1) załatwianie indywidualnych spraw obywateli;
2) wykonywanie, na podstawie udzielonych upoważnień, czynności faktycznych wchodzących w zakres działania Gminy;
3) zapewnienie Organom Gminy możliwości przyjmowania, rozpatrywania oraz załatwiania skarg, wniosków i petycji;
4) przygotowywanie dokumentów w celu uchwalenia budżetu Gminy oraz jego wykonania;
5) realizacja innych obowiązków i uprawnień wynikających z przepisów prawa oraz aktów prawnych Organów Gminy;
6) zapewnienie warunków organizacyjnych do odbywania sesji Rady i posiedzeń Komisji Rady;
7) prowadzenie zbioru przepisów prawa miejscowego dostępnych do powszechnego wglądu na zasadach określonych w ustawie o dostępie do informacji publicznej;
8) przygotowywanie materiałów niezbędnych do podejmowania uchwał, zarządzeń, wydawania decyzji, postanowień i innych aktów z zakresu administracji publicznej oraz podejmowania innych czynności prawnych przez Organy Gminy;
9) wykonywanie czynności związanych z funkcjonowaniem Urzędu.
3. Przy załatwianiu spraw stosuje się przepisy kodeksu postępowania administracyjnego, chyba, że przepisy szczególne stanowią inaczej.
4. Czynności biurowe i kancelaryjne regulowane są postanowieniami instrukcji kancelaryjnej oraz zarządzeniami Wójta.
 
§ 5. 1. Z zastrzeżeniem wyjątków wynikających z ustaw, Urząd zapewnia każdemu dostęp do informacji publicznej.
2. Udostępnianie informacji publicznej i dokumentów urzędowych odbywa się w oparciu o powszechnie obowiązujące przepisy.
3. Informacje o działalności Urzędu i Organów Gminy umieszczane są w BIP, zgodnie z obowiązującymi przepisami.
4. Urząd przestrzega zasad i trybów określonych w przepisach prawa powszechnie obowiązującego w zakresie ochrony danych osobowych, prawa do prywatności i tajemnic prawnie chronionych.
 
§ 6. 1. Urząd jest pracodawcą w rozumieniu przepisów prawa pracy.
2. Wójt wykonuje czynności z zakresu prawa pracy wobec Pracowników.
3. Obowiązki Pracowników określają przepisy prawa pracy, ustawy o pracownikach samorządowych, przepisy Regulaminu oraz innych aktów prawnych, których treść odnosi się do obowiązków Pracowników.
4. Organizację pracy i porządek wewnętrzny w Urzędzie, obowiązki  i uprawnienia Urzędu jako zakładu pracy oraz prawa i obowiązki Pracowników określa Regulamin Pracy oraz stosowne zarządzenia Wójta.
5. Zasady gospodarowania funduszem świadczeń socjalnych określa Regulamin Funduszu Świadczeń Socjalnych.
  
Rozdział 2
Organizacja Urzędu
 
§ 7. 1. Funkcjonowanie Urzędu opiera się na zasadzie jednoosobowego kierownictwa, służbowego podporządkowania, podziału czynności służbowych i indywidualnej odpowiedzialności za wykonanie powierzonych zadań.
2. W celu prawidłowego wykonywania zadań gminy, Wójt wydaje zarządzenia, za wyjątkiem spraw, dla których właściwy jest tryb administracyjno-prawny lub składanie oświadczeń woli.
3. Do rozwiązywania problemów związanych z funkcjonowaniem Gminy oraz realizacji zadań o szczególnym znaczeniu, Wójt może ustanowić pełnomocników, określając jednocześnie przedmiot pełnomocnictw, zasady działania, finansowania oraz zakres kompetencji.
4. Do zadań, o których mowa w ust. 2 Wójt może powoływać komisje, zespoły zadaniowe, kierowników projektów, ustalając ich skład osobowy, przedmiot oraz zasady działania i finansowania.
 
§ 8. 1. Strukturę organizacyjną Urzędu tworzą referaty i samodzielne stanowiska pracy.
2. W skład Urzędu wchodzą:
1) Referat Finansów;
2) Referat Gospodarki Przestrzennej;
3) Referat Organizacyjny i Oświaty;
4) Urząd Stanu Cywilnego;
5) Pion Ochrony Informacji Niejawnych;
6) Pełnomocnik Wójta Gminy Dąbrowa Chełmińska ds. Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych;
7) BHP.
 
§ 9. 1. Referatami kierują Kierownicy. Funkcję Kierownika Referatu Finansów pełni Skarbnik Gminy.
2. W referatach mogą być powoływani Zastępcy Kierowników.
3. Referaty dzielą się na stanowiska pracy.
4. Dopuszcza się łączenie stanowisk w ramach jednego etatu.
 
§ 10. Urząd działa w oparciu o następujące zasady:
1) praworządności;
2) służebności wobec społeczności lokalnej;
3) racjonalnej gospodarności;
4) jednoosobowego kierownictwa;
5) kontroli wewnętrznej;
6) podziału zadań pomiędzy kierownictwo Urzędu, poszczególne Referaty i stanowiska oraz wzajemnego współdziałania;
7) jawności spraw publicznych;
8) sprawności i szybkości działania.
 
§ 11. Strukturę organizacyjną Urzędu przedstawia załącznik graficzny do niniejszego Regulaminu.
 
Rozdział 3
Zasady funkcjonowania Urzędu
 
§ 12. 1.  Pracownicy Urzędu w wykonywaniu swoich obowiązków i zadań Urzędu działają  na podstawie i  w granicach prawa oraz obowiązani są do  jego ścisłego przestrzegania.
2. Pracownicy Urzędu w wykonywaniu zadań są obowiązani służyć Rzeczypospolitej Polskiej i Gminie.
3. Pracowników Urzędu obowiązuje zachowanie uprzejmości i życzliwości w kontaktach ze zwierzchnikami, podwładnymi, współpracownikami oraz interesantami.
4. W urzędzie stosowany jest Kodeks etyczny, przyjęty odrębnym zarządzeniem Wójta.
5. W Urzędzie działa kontrola wewnętrzna, której celem jest zapewnienie prawidłowości wykonywania obowiązków i zadań Urzędu przez poszczególnych Pracowników.
 
§ 13. 1. Gospodarowanie środkami budżetu Gminy odbywa się w sposób racjonalny, celowy i oszczędny, z uwzględnieniem szczególnej staranności w zarządzaniu mieniem komunalnym.
2. Zakupy i inwestycje dokonywane są zgodnie z przepisami ustawy o zamówieniach publicznych i zarządzeniami Wójta.
3. Urząd prowadzi gospodarkę finansową z zachowaniem zasad określonych w ustawie o finansach publicznych, uchwałach Rady oraz zarządzeniach Wójta.
4. Urząd realizuje zadania zaplanowane w budżecie Gminy.
 
§ 14. 1. Urzędem kieruje Wójt.
2. W czasie nieobecności Wójta urzędem kieruje Zastępca Wójta lub Sekretarz w ramach udzielonych upoważnień.
3. Wójt kieruje pracą urzędu przy pomocy swojego Zastępcy, Sekretarza, Skarbnika oraz Kierowników Referatów, którzy ponoszą odpowiedzialność przed Wójtem za realizację swoich zadań.
4. Kierownicy poszczególnych Referatów kierują nimi w sposób zapewniający optymalną realizację zadań.
5. Kierownicy poszczególnych Referatów są bezpośrednimi przełożonymi podległych im Pracowników.
6.  Pracownicy zajmujący samodzielne stanowiska pracy ponoszą odpowiedzialność przed Wójtem.
7. W przypadku nieobecności Kierownika Referatu, zakres przyznanych mu uprawnień i obowiązków przejmuje Zastępca Kierownika, a w przypadku niepowołania Zastępcy – Pracownik wskazany w zakresie obowiązków bądź osoba wskazana przez Wójta, Zastępcę Wójta lub Sekretarza.
8. Kierownik może powierzyć część swoich uprawnień i obowiązków swojemu zastępcy.
 
§ 15. 1. Referaty i inne komórki organizacyjne realizują zadania wynikające z przepisów prawa i niniejszego Regulaminu, w zakresie ich właściwości rzeczowej.
2. Referaty są zobowiązane do współdziałania z pozostałymi komórkami organizacyjnymi Urzędu, w szczególności w zakresie wymiany informacji i wzajemnych konsultacji.
3. Urząd współpracuje z Jednostkami organizacyjnymi.
 
§ 16. 1. Pracownicy przyjmują, rozpatrują i załatwiają indywidualne sprawy obywateli bez zbędnej zwłoki, w sposób rzetelny i sumienny, z uwzględnieniem terminów określonych w przepisach prawa.
2. Za terminowość załatwiania spraw odpowiedzialność ponoszą kierownicy poszczególnych komórek organizacyjnych lub samodzielne stanowiska pracy w zakresie swoich zadań i kompetencji.
3. Obowiązuje pisemna forma załatwiania spraw. W sytuacjach, w których przemawia za tym interes strony, a przepisy nie stoją temu na przeszkodzie, może być zastosowana inna forma.
4. Pracownik, który z nieuzasadnionych przyczyn nie załatwił sprawy w terminie lub nie dopełnił obowiązku wynikającego z ust. 1, podlega odpowiedzialności porządkowej.
 
§ 17. 1. Zadania do realizacji na danym stanowisku pracy określa się w odrębnym dokumencie (zakres obowiązków).
2. Pracownikowi mogą zostać  powierzone do realizacji, poza zakresem obowiązków, inne obowiązki o charakterze doraźnym.
3. Kierownicy Referatów ponoszą odpowiedzialność i sprawują stały nadzór nad poszczególnymi zadaniami realizowanymi przez podległych im Pracowników.
4. Za przygotowanie zakresów obowiązków odpowiedzialni są:
a) Sekretarz w porozumieniu z Wójtem – dla Kierowników komórek organizacyjnych Urzędu oraz Pracowników zajmujących samodzielne stanowiska,
b) kierownicy komórek organizacyjnych – dla podległych Pracowników.
 
§ 18. 1. Komórki organizacyjne realizują zadania wynikające z przepisów prawa i niniejszego Regulaminu w zakresie ich właściwości rzeczowej.
2. Pracownicy Urzędu zobowiązani są uczestniczyć w komisjach i zespołach powoływanych przez Wójta.
3. Pracownicy są zobowiązani do współdziałania, w szczególności w zakresie wymiany informacji i wzajemnych konsultacji.       
 
Rozdział 4
Zakres działania kierownictwa Urzędu
 
§ 19. 1. Kierownikiem Urzędu jest Wójt będący jednocześnie:
1) organem wykonawczym Gminy;
2) organem w postępowaniu administracyjnym;
3) zwierzchnikiem służbowym Pracowników oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych.
2. Do zadań i kompetencji Wójta  należy w szczególności:
1) kierowanie  bieżącymi sprawami Gminy i Urzędu oraz reprezentowanie ich na zewnątrz;
2) gospodarowanie mieniem komunalnym w zakresie określonym przepisami prawa;
3) składanie oświadczeń woli w imieniu Gminy w zakresie zarządu mieniem;
4) koordynowanie spraw dotyczących gospodarki finansowej Gminy oraz wykonywanie budżetu;
5) wykonywanie uchwał  Rady;
6) udzielanie odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych, o ile Statut nie stanowi inaczej;
7) udzielanie pełnomocnictw procesowych;
8) analiza oświadczeń majątkowych (i innych oświadczeń wynikających z przepisów prawa) od Sekretarza, Skarbnika, kierowników jednostek organizacyjnych, pracowników samorządowych upoważnionych przez Wójta do wydawania w jego imieniu decyzji administracyjnych;
9) wykonywanie zadań wynikających z funkcji szefa Obrony Cywilnej w Gminie;
10) wydawanie zarządzeń dotyczących przepisów porządkowych w sprawach związanych z bezpośrednim zagrożeniem bezpieczeństwa publicznego, które podlegają zatwierdzeniu przez Radę na najbliższej sesji;
11) współdziałanie z przedstawicielami środków masowego przekazu;
12) przyjmowanie mieszkańców w sprawach skarg, wniosków i petycji;
13) składanie sprawozdań ze swojej działalności w okresie międzysesyjnym;
14) dokonywanie oceny Pracowników zatrudnionych na stanowiskach kierowniczych;
15) określanie polityki  kadrowej i płacowej;
16) udzielanie upoważnień Pracownikom;
17) rozstrzyganie sporów pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi;
18) wykonywanie innych zadań zastrzeżonych dla Wójta przez przepisy prawa, niniejszy Regulamin oraz uchwały Rady Gminy.
3. Wójt może powierzyć prowadzenie określonych spraw w swoim imieniu, Zastępcy Wójta, Sekretarzowi lub Skarbnikowi.
4. W przypadkach określonych odrębnymi przepisami, Wójt wykonuje swoje zadania przy pomocy Jednostek organizacyjnych, a w uzasadnionych przypadkach może realizować swoje zadania oraz zaspokajać lokalne potrzeby dokonując zakupu usług świadczonych przez inne podmioty.
5. Wójt wydaje w szczególności:
1) zarządzenia - na podstawie delegacji zawartych w aktach prawnych;
2) decyzje i postanowienia - w rozumieniu przepisów postępowania administracyjnego;
3) zaświadczenia – na podstawie posiadanych dokumentów;
4) obwieszczenia wykonawcze w odniesieniu do uchwał Rady, w celu zapewnienia realizacji spraw w nich określonych.
 
§ 20. Do zadań Zastępcy Wójta należy, w szczególności:
1) zastępowanie Wójta w razie jego nieobecności lub niemożności pełnienia obowiązków we wszystkich sprawach Gminy, w zakresie udzielonych upoważnień;
2) podejmowanie czynności kierownika Urzędu pod nieobecność Wójta lub wynikające z innych przyczyn niemożności pełnienia obowiązków;
3) wykonywanie zadań i kompetencji wyznaczonych przez Wójta oraz zapewnienie, kompleksowego rozwiązywania problemów wynikających z zadań Gminy;
4) w zakresie realizacji powierzonych zadań odpowiada bezpośrednio przed Wójtem.
 
§ 21. Do zadań Sekretarza należy w szczególności:
1) opracowywanie projektów regulaminów oraz ich zmian;
2) koordynowanie spraw związanych z opracowywaniem statutów;
3) koordynacja opracowywania założeń i projektów programów społeczno-gospodarczych, w tym m.in. Strategii Rozwoju Gminy (po otrzymaniu stosownych wniosków);
4) nadzorowanie spraw związanych z polityką kadrową;
5) współpraca przy opracowywaniu zakresów obowiązków na stanowiskach pracy;
6) sprawowanie  nadzoru nad organizacją pracy w Urzędzie;
7) przedkładanie Wójtowi propozycji dotyczących usprawnienia pracy w Urzędzie;
8) wykonywanie funkcji zwierzchnika służbowego wobec Pracowników;
9) nadzorowanie przestrzegania dyscypliny pracy w Urzędzie;
10) nadzór nad przygotowywaniem przez Pracowników projektów zarządzeń Wójta;
11) ogólny nadzór nad prawidłowym obiegiem korespondencji i akt w Urzędzie;
12) koordynacja spraw dotyczących Pracowniczych Planów Kapitałowych (PPK);
13) nadzór nad gospodarką mieniem Urzędu i środkami budżetowymi przeznaczonymi na pokrycie kosztów jego funkcjonowania, zakupy, wyposażenie, remonty i inwestycje;
14) prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych Pracowników;
15) dekretacja korespondencji niezadekretowanej przez Wójta;
16) Sekretarz koordynuje zadania związane z:
a) wyborami: Prezydenta RP, do Sejmu RP i Senatu RP, do Parlamentu Europejskiego, samorządowymi,
b) przeprowadzaniem referendum ogólnokrajowego i lokalnego;
17) koordynacja i organizacja spraw związanych ze spisami;
18) prowadzenie ewidencji  oświadczeń majątkowych Pracowników i kierowników jednostek organizacyjnych Gminy;
19) przechowywanie oświadczeń majątkowych osób zobowiązanych do ich składania;
20) prowadzenie rejestru gminnych jednostek organizacyjnych;
21) koordynowanie rozpatrywania skarg, wniosków i petycji, w tym:
a) prowadzenie rejestru skarg i wniosków,
b) prowadzenie rejestru petycji;
22) nadzór nad przechowywaniem pieczęci urzędowych, ich zakupem, rozdziałem i rejestracją;
23) współdziałanie z Powiatowym Urzędem Pracy;
24) współpraca z Gminnym Ośrodkiem Pomocy Społecznej w zakresie kierowania osób do prac społecznie użytecznych;
25) przygotowywanie umów z Pracownikami na używanie pojazdu prywatnego do celów służbowych;
26) opracowywanie, na zlecenie Wójta, wniosków o nadanie odznaczeń i medali;
27) prowadzenie spraw związanych ze szkoleniami wewnętrznymi i zewnętrznymi oraz podnoszenia kwalifikacji zawodowych Pracowników;
28) koordynowanie szkoleń Pracowników w zakresie bhp i p.poż.;
29) prowadzenie spraw związanych z naborami na wolne stanowiska pracy oraz przeprowadzaniem służby przygotowawczej;
30) koordynacja prac związanych z organizacją i prowadzeniem okresowych ocen kwalifikacyjnych Pracowników;
31) wydawanie decyzji w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej na podstawie upoważnień udzielanych przez Wójta;
32) przechowywanie książki kontroli oraz gromadzenie protokołów i odpowiedzi na wnioski pokontrolne;
33) prowadzenie ewidencji wypadków przy pracy;
34) zabezpieczanie i organizacja obsługi prawnej Urzędu;
35) zabezpieczanie i organizacja obsługi bhp;
36) koordynacja prac remontowych w Urzędzie oraz dbałość o wygląd budynku i jego otoczenie;
37) prowadzenie spraw dotyczących funkcjonowania targowiska gminnego;
38) udział w pracach Gminnego Zespołu Zarządzania Kryzysowego;
39) koordynowanie przeprowadzania służby przygotowawczej Pracowników;
40) prowadzenie spraw wynikających z ustawy o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3, w tym prowadzenie rejestru żłobków i klubów dziecięcych;
41) koordynowanie spraw związanych z zapewnieniem dostępności dla osób ze szczególnymi potrzebami;
42) koordynowanie spraw związanych z ochroną sygnalistów;
43) wykonywanie innych zadań na polecenie lub z upoważnienia Wójta, w tym wykonywanie zadań powierzonych przez Wójta podczas jego nieobecności.
 
§ 22. 1. Skarbnik jest głównym księgowym budżetu Gminy.
2. Do zadań Skarbnika należy, w szczególności:
1) wykonywanie  obowiązków wynikających z przepisów prawa  w zakresie opracowywania i wykonywania budżetu Gminy;
2) wykonywanie określonych przepisami prawa czynności związanych z rachunkowością i gospodarką finansową Gminy;
3) wykonywanie obowiązków głównego księgowego budżetu;
4) nadzór nad prawidłowym obiegiem informacji i dokumentacji finansowej, opracowywania projektów przepisów wewnętrznych dotyczących finansów i rachunkowości;
5) kontrasygnowanie czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych (w tym: dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z harmonogramem dochodów i wydatków budżetowych, a także dokonywanie wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych) i udzielanie upoważnień innym osobom do wykonywania kontrasygnaty;
6) informowanie Rady i Regionalnej Izby Obrachunkowej o odmowie złożenia kontrasygnaty;
7) weryfikacja pod względem finansowym wniosków o dotacje z budżetu Gminy;
8) opracowywanie Wieloletnich Programów Finansowych, analiza  źródeł finansowania Wieloletnich Planów Inwestycyjnych;
9) uruchamianie środków finansowych dla poszczególnych dysponentów budżetu gminy;
10) sprawowanie kontroli i nadzoru nad gospodarką finansową gminnych jednostek organizacyjnych;
11) dokonywanie kontroli finansowej oraz organizacja obiegu dokumentów finansowych;
12) nadzorowanie obsługi księgowej budżetu Gminy;
13) nadzorowanie i kontrola realizacji budżetu Gminy;
14) zapewnienie pod względem finansowym prawidłowości umów zawieranych przez jednostkę;
15) nadzór nad prawidłową gospodarką finansową Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych;
16) sporządzanie sprawozdań budżetowych;
17) koordynowanie zadań wynikających z ustawy o przeciwdziałaniu wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz o przeciwdziałaniu terroryzmowi, poprzez pełnienie funkcji jednostki współpracującej z Generalnym Inspektorem Informacji Finansowej;
18) wykonywanie innych zadań przewidzianych przepisami prawa oraz zadań wynikających z poleceń lub upoważnień Wójta.
3. Skarbnik, po uzyskaniu akceptacji Wójta, może udzielać upoważnień innym Pracownikom do zatwierdzania dokumentów i pism dotyczących spraw finansowych w czasie swojej nieobecności.
 
Rozdział 5
Zadania i  kompetencje  poszczególnych  referatów  i samodzielnych  stanowisk  pracy
 
§ 23. 1. Referaty i samodzielne stanowiska pracy realizują zadania wynikające z przepisów prawa i niniejszego Regulaminu w zakresie swojej właściwości rzeczowej.
2. Do zadań wspólnych wszystkich Referatów i samodzielnych stanowisk należą:
1) posiadanie odpowiednich kwalifikacji i znajomość przepisów prawnych w zakresie swoich zadań i kompetencji;
2) zapewnienie właściwej i terminowej realizacji zadań;
3) zapewnienie prawidłowego obiegu dokumentów;
4) przygotowywanie zagadnień, projektów dokumentów, projektów uchwał na posiedzenia Rady Gminy oraz zarządzeń Wójta  i nadawanie biegu ich realizacji;
5) przygotowywanie projektów odpowiedzi na  interpelacje radnych oraz skarg, wniosków i petycji według właściwości;
6) współpraca z jednostkami samorządu terytorialnego, administracją rządową, organizacjami pozarządowymi oraz innymi podmiotami w zakresie przypisanych kompetencji;
7) przestrzeganie standardów kontroli zarządczej;
8) organizowanie i podejmowanie niezbędnych przedsięwzięć w celu ochrony tajemnicy państwowej i służbowej oraz ochrony danych osobowych;
9) przygotowywanie i terminowe przekazywanie sprawozdawczości;
10) przygotowywanie ocen, analiz, informacji oraz informacji na użytek Organów Gminy;
11) realizowanie zadań z zakresu obronności kraju, obrony cywilnej oraz reagowania kryzysowego;
12) szczególna dbałość o mienie Gminy, polegająca na ścisłym przestrzeganiu zasad gospodarności, celowości podejmowanych działań oraz staranności w przygotowaniu decyzji;
13) prowadzenie archiwum dokumentacji zgodnie z obowiązującymi przepisami i potrzebami;
14) współdziałanie ze Skarbnikiem przy opracowywaniu materiałów niezbędnych do przygotowania projektu budżetu Gminy oraz jego realizacji;
15) współdziałanie z Sekretarzem w zakresie szkolenia i doskonalenia zawodowego Pracowników;
16) usprawnianie własnej organizacji, form i metod pracy;
17) współdziałanie w wykonywaniu ustawy o ochronie informacji niejawnych;
18) współdziałanie w wykonywaniu ustawy o ochronie danych osobowych;
19) wykonywanie innych zadań zleconych przez Wójta lub Sekretarza.
3. Do podstawowych obowiązków kierowników Referatów oraz Skarbnika Gminy, jako kierownika Referatu Finansów, należy przede wszystkim:
1) wykonywanie uprawnień bezpośredniego zwierzchnika służbowego wobec podległych Pracowników;
2) prawidłowe organizowanie pracy w podległej komórce;
3) rozpatrywanie skarg i wniosków dotyczących podległych Pracowników;
4) realizowanie planu finansowego w zakresie działania referatu oraz dokonywanie bieżącej i okresowej analizy wykonania planu;
5) podpisywanie korespondencji o charakterze techniczno-przygotowawczym w zakresie spraw należących do Referatu, nie zastrzeżonych do podpisu przez Wójta;
6) załatwianie indywidualnych spraw z zakresu administracji publicznej w zakresie udzielonych przez Wójta upoważnień i pełnomocnictw;
7) koordynowanie racjonalnego wykorzystania czasu pracy Pracowników;
8) kontrolowanie jakości wykonywanej pracy przez podległych Pracowników;
9) przeprowadzanie okresowej oceny kwalifikacyjnej Pracowników zatrudnionych na stanowiskach urzędniczych;
10) nadzór nad wykonaniem uchwał Rady, zarządzeń lub poleceń Wójta;
11) nadzór nad przestrzeganiem przez podległych Pracowników zarządzeń w sprawie organizacji pracy Urzędu;
12) nadzór nad przestrzeganiem przez podległych Pracowników przepisów dotyczących eksploatacji systemów informatycznych;
13) nadzór nad właściwym użytkowaniem składników majątkowych Urzędu przez podległych Pracowników;
14) kierowanie do Wójta wniosków w sprawie wniesienia sprawy pod rozstrzygnięcia Rady;
15) opracowywanie prognoz, analiz oraz sprawozdań z prowadzonych działań i spraw;
16) współdziałanie z Sekretarzem w zakresie szkolenia i doskonalenia zawodowego Pracowników danego Referatu;
17) nadzorowanie i kontrolowanie pracy podległych Pracowników, w tym czynności kancelaryjnych;
18) organizowanie narad w referatach i przekazywanie podległym Pracownikom informacji dotyczących spraw Gminy i Urzędu;
19) udział w przeprowadzaniu służby przygotowawczej Pracowników;
20) występowanie z wnioskami do Wójta w sprawie wyróżnienia, wynagradzania, awansowania, karania;
21) ustalanie szczegółowych zakresów obowiązków oraz obowiązującego obiegu informacji;
22) nadzór nad wprowadzaniem i treścią informacji do BIP i strony www urzędu w zakresie pracy komórki organizacyjnej;
23) wykonywanie, na polecenie Wójta, innych zadań w sprawach nieobjętych zakresem działania.
4. Kierownicy referatów współpracują w szczególności:
1) ze Skarbnikiem – w zakresie propozycji zmian do budżetu Gminy;
2) z Sekretarzem – w zakresie zapewnienia właściwego funkcjonowania Urzędu oraz organizacji obsługi interesantów;
3) z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych – w zakresie zapewnienia realizacji przepisów ustawy o ochronie danych osobowych;
4) z pełnomocnikiem Ochrony Informacji Niejawnych – w zakresie realizacji przepisów ustawy o ochronie informacji niejawnych;
5) z Referatem Organizacyjnym i Oświaty – w zakresie redagowania strony internetowej Urzędu, umieszczania informacji w BIP oraz opracowywania projektów uchwał Rady;
6) z Referatem Gospodarki Przestrzennej w zakresie stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych;
7) samodzielnymi stanowiskami.
5. Do wspólnych zadań wszystkich Pracowników należy w szczególności:
1) przestrzeganie dyscypliny pracy;
2) sumienne i staranne wykonywanie poleceń przełożonego;
3) racjonalne gospodarowanie środkami budżetowymi;
4) prowadzenie postępowań w sprawach indywidualnych, dbałość o kompetentną i kulturalną obsługę mieszkańców;
5) koordynowanie i stymulowanie procesów rozwoju społeczno-gospodarczego Gminy;
6) prowadzenie postępowań administracyjnych w indywidualnych sprawach;
7) pomoc Radzie, właściwym rzeczowo komisjom Rady, Wójtowi i jednostkom pomocniczym w wykonywaniu ich zadań;
8) przygotowywanie projektów uchwał Rady i projektów zarządzeń Wójta oraz przygotowywanie materiałów niezbędnych dla prac Komisji Rady;
9) sporządzanie projektów odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych oraz wystąpienia Rady i jej Komisji;
10) współdziałanie ze Skarbnikiem przy opracowaniu materiałów niezbędnych do przygotowania projektu budżetu Gminy, jego zmian oraz sprawozdań z wykonania budżetu;
11) przygotowywanie projektu planu zadań rzeczowych i wydatków dotyczących zakresu zadań na stanowisku;
12) przygotowywanie sprawozdań, ocen, analiz, i bieżących informacji o realizacji zadań;
13) przestrzeganie dyscypliny finansów publicznych w ramach wykonywanych zadań;
14) przestrzeganie tajemnicy służbowej i innych tajemnic wynikających z przepisów prawa;
15) sporządzanie odpowiedzi na zapytania o udzielenie informacji publicznej;
16) prowadzenie konsultacji społecznych, w przypadku ich zarządzenia, w sprawach z zakresu działania stanowiska pracy;
17) współpraca z Referatem Gospodarki Przestrzennej w zakresie stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych;
10) stosowanie obowiązującego jednolitego rzeczowego wykazu akt;
11) stosowanie zasad dotyczących wewnętrznego obiegu akt (i dokumentów finansowych);
12) prawidłowe przechowywanie i ewidencjonowanie akt, zarządzeń, rejestrów itp.;
13) przekazywanie dokumentów do archiwum zakładowego;
14) samokształcenie, usprawnianie własnej organizacji, metod i form pracy;
15) przygotowywanie merytoryczne oraz uzgadnianie z radcą prawnym projektów umów cywilnoprawnych i porozumień zawieranych przez Wójta;
16) zapewnienie właściwej i terminowej realizacji zadań;
17) współdziałanie z organami samorządowymi i innymi organizacjami oraz jednostkami działającymi na terenie Gminy;
18) współdziałanie z  organami administracji rządowej;
19) wprowadzanie i aktualizacja informacji publicznej do BIP;
20) pełnienie powierzonych zastępstw na  innych stanowiskach;
21) współdziałanie z poszczególnymi stanowiskami w zakresie realizacji zadań;
22) informowanie bezpośredniego przełożonego lub Wójta o stwierdzonych nieprawidłowościach mogących mieć wpływ na realizację powierzonych zadań;
23) sporządzanie sprawozdań, ocen oraz opracowywanie ankiet i informacji;
24) współpraca z odpowiednimi służbami w zakresie klęsk żywiołowych, przestrzeganie dyscypliny w pracy, przepisów p.poż. i bhp;
25) stosowanie i przestrzeganie przepisów o opłacie skarbowej;
26) współdziałanie w zakresie wyborów;
27) współpraca z instytucjami i ośrodkami gospodarczymi integracji europejskiej, promocji i informacji;
28) przygotowanie i przekazywanie akt sprawy do organu odwoławczego w przypadku złożenia odwołania od wydanych decyzji administracyjnych;
29) przestrzeganie zasad dotyczących wewnętrznego obiegu dokumentów finansowych;
30) dbałość o powierzone mienie;
31) opisywanie faktur pod względem merytorycznym;
32) przestrzeganie Kodeksu Etycznego Pracowników Urzędu Gminy w Dąbrowie Chełmińskiej;
33) przestrzeganie powszechnie obowiązujących przepisów prawa i przepisów wewnętrznych Urzędu w wykonywaniu swoich obowiązków, wykonywanie zadań ustalonych do realizacji niniejszym Regulaminem, powierzonych zakresem czynności oraz innymi przepisami i poleceniami  Wójta;
34) wykonywanie innych zadań przekazywanych do realizacji przez Wójta.
6. Przełożony może polecić Pracownikowi wykonanie pracy nie wymienionej w jego zakresie czynności.
 
§ 24. Do podstawowego zakresu działania Referatu  Finansów należy w szczególności:
1) opracowywanie prognoz finansowych dla Gminy;
2) przekazywanie danych z uchwał budżetowych gminy jednostkom organizacyjnym w celu opracowania planów finansowych;
3) kontrola planów finansowych;
4) weryfikacja sprawozdań finansowych;
5) prowadzenie rachunkowości;
6) obsługa kasowa Urzędu;
7) sporządzanie poleceń przelewu dotyczących zobowiązań Gminy i Urzędu, w tym dokonywanie spłat rat pożyczek i kredytów oraz odsetek;
8) wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi, stosownie do udzielonych pełnomocnictw;
9) sprawdzanie pod względem formalnym i rachunkowym wszystkich rachunków, faktur oraz delegacji służbowych;
10) rejestrowanie dowodów księgowych zawartych w raportach kasowych i wyciągach bankowych;
11) prowadzenie spraw związanych z pozyskiwaniem oraz ewidencją środków pochodzących z pożyczek, kredytów, emisji obligacji, poręczeń i gwarancji;
12) czuwanie nad zachowaniem równowagi budżetowej oraz odpowiednich relacji pomiędzy realizacją dochodów i wydatków;
13) otwieranie i zamykanie ksiąg rachunkowych;
14) sporządzanie na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych zestawienia sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych;
15) prawidłowe dekretowanie dokumentów księgowych zgodnie z polityką rachunkowości oraz odrębnymi przepisami;
16) rozliczanie osób odpowiedzialnych materialnie z powierzonego mienia;
17) ewidencja środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, naliczanie i ewidencja umorzeń środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych;
18) współpraca z komisją inwentaryzacyjną w zakresie rozliczania inwentaryzacji;
19) rozliczanie inwentaryzacji, dokonywanie wyceny aktywów oraz pasywów i ustalanie wyniku finansowego;
20) prowadzenie spraw płacowych i ubezpieczeniowych Pracowników oraz wykonujących prace na podstawie umów cywilno-prawnych, w tym:
a) sporządzanie list wynagrodzeń,
b) prowadzenie dokumentacji zasiłków płatnych z ZUS,
c) sporządzanie wszystkich dokumentów rozliczeniowych wymaganych przez ZUS,
d) sporządzanie dokumentów rozliczeniowych z Urzędem Skarbowym w zakresie podatku od osób fizycznych, sporządzanie dokumentów PIT,
e) sporządzanie przelewów dotyczących wynagrodzeń i potrąceń z wynagrodzeń,
f) naliczanie składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne oraz Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy PFRON, FEP oraz sporządzanie deklaracji,
g) prowadzenie spraw związanych z naliczaniem i odprowadzaniem składek do PPK; 
21) bieżące prowadzenie dokumentacji źródłowej i pomocniczej niezbędnej do naliczania i wypłaty wynagrodzeń;
22) zgłaszanie i wyrejestrowywanie Pracowników i uprawnionych członków rodziny do/z ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego;
23) naliczanie należności z tytułu umów cywilnoprawnych;
24) naliczanie świadczeń pieniężnych z tytułu choroby i macierzyństwa oraz prowadzenie dokumentacji w tym zakresie;
25) przekazywanie należności na rachunki bankowe;
26) prowadzenie kart wynagrodzeń oraz kart zasiłkowych;
27) przygotowywanie zaświadczeń o wynagrodzeniu;
28) prowadzenie obsługi finansowej Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych;
29) naliczanie składek, potrąceń wynagrodzeń oraz prowadzenie spraw związanych z obsługą Kasy Zapomogowo-Pożyczkowej Urzędu;
30) naliczanie ryczałtów za korzystanie przez Pracowników z prywatnych pojazdów do celów służbowych;
31) zapewnienie obsługi finansowo-księgowej i kasowej Urzędu;
32) dokonywanie wymiaru podatków i prowadzenie księgowości podatkowej w zakresie podatków i opłat stanowiących dochód Gminy;
33) prowadzenie kontroli podatkowej;
34) współpraca z Regionalną Izbą Obrachunkową;
35) prowadzenie ewidencji podatników i inkasentów;
36) podejmowanie czynności zmierzających do egzekucji administracyjnej świadczeń pieniężnych oraz postępowania zabezpieczającego;
37) prowadzenie ewidencji i aktualizacji tytułów wykonawczych;
38) współpraca z KRUS;
39) współdziałanie z Urzędem Statystycznym w zakresie sprawozdawczości;
40) terminowe regulowanie zobowiązań jednostki;
41) prowadzenie ewidencji i rozliczeń druków ścisłego zarachowania;
42) finansowe rozliczanie otrzymanych dotacji udzielonych w ramach konkursów;
43) prowadzenie spraw w zakresie udzielanych ulg i zwolnień w podatkach i opłatach lokalnych oraz w innych opłatach stanowiących dochody Gminy, tj. umorzenia, odroczenia terminu płatności, rozłożenia na raty oraz przygotowywanie projektów decyzji administracyjnych w tym zakresie;
44) wydawanie zaświadczeń w oparciu o dokumenty podatkowe;
45) prowadzenie windykacji zaległości z tytułu podatków i opłat na rzecz Gminy;
46) sporządzanie sprawozdań miesięcznych, półrocznych i rocznych z wpływów podatkowych w zakresie podatków od osób fizycznych i prawnych oraz innej sprawozdawczości wymaganej przepisami z zakresu;
47) przygotowanie i przekazywanie akt sprawy do organu odwoławczego w przypadku złożenia odwołania od wydanych decyzji administracyjnych;
48) kontrola terminowych wpłat od inkasentów podatków i opłat lokalnych;
49) rozliczanie inkasa dla inkasentów w związku z poborem podatków, zgodnie z obowiązująca uchwałą Rady;
50) prowadzenie spraw z zakresu ubezpieczenia mienia Gminy;
51) rozliczanie podatku od towarów i usług oraz prowadzenie dokumentacji w tym zakresie;
52) realizacja zadań wynikających z ustawy o pomocy publicznej;
53) prowadzenie spraw dotyczących zwrotu podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej;
54) dokonywanie zabezpieczeń wierzytelności, ustanowienie hipoteki;
55) rozliczanie Funduszu Sołeckiego;
56) sporządzanie wniosków o zwrot utraconych dochodów w podatkach i opłatach na skutek ulg i zwolnień ustawowych;
57) rozliczenia związane z działalnością Ochotniczych Straży Pożarnych na terenie Gminy;
58) sporządzanie list diet sołtysów;
59) sprawowanie oceny finansowej związanej z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych;
60) prowadzenie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków;
61) sprawdzanie realizacji wniosków i zaleceń pokontrolnych;
62) przyjmowanie sprawozdań budżetowych od jednostek organizacyjnych Gminy;
63) realizacja zadań z zakresu wykonywania kontroli zarządczej poprzez podejmowanie działań dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób efektywny, oszczędny, terminowy i zgodny  z prawem;
64) opracowywanie projektów planów kontroli wewnętrznych;
65) sprawowanie kontroli finansowej związanej z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem komunalnym;
66) przeprowadzanie kontroli:
-  wewnętrznych w komórkach organizacyjnych Urzędu,
-  w jednostkach organizacyjnych Gminy,
-  w podmiotach korzystających ze środków budżetu Gminy Dąbrowa Chełmińska;
67) przestrzeganie procedur kontroli oraz prowadzenie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków;
68) badanie i porównywanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym, pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych;
69) opracowywanie zaleceń, wniosków pokontrolnych i przygotowywanie wystąpień pokontrolnych oraz przedstawianie ich do zatwierdzenia Wójtowi Gminy;
70) sygnalizowanie dostrzeżonych lub stwierdzonych nieprawidłowości w funkcjonowaniu Urzędu  lub jednostek organizacyjnych Gminy;
71) sporządzanie analiz obszarów ryzyka w zakresie działania Urzędu oraz jednostek organizacyjnych Gminy;
72) prowadzenie niezbędnej dokumentacji, związanej z prowadzeniem kontroli;
73) sprawdzanie realizacji wniosków i zaleceń pokontrolnych.
 
§ 25. Do podstawowego zakresu działania  Referatu Gospodarki Przestrzennej należy w szczególności:
1) współpraca z Sekretarzem w zakresie koordynacji opracowywania założeń i projektów programów społeczno-gospodarczych, które należą do w tym m.in. Strategii Rozwoju Gminy;
2) dokonywanie analizy i wyboru obszarów z terenu Gminy przeznaczonych do opracowania miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego;
3) sporządzanie projektów planów wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości;
4) przygotowywanie decyzji administracyjnych ustalających warunki zabudowy i zagospodarowania terenu dla różnych inwestycji;
5) prowadzenie spraw związanych z wydawaniem decyzji lokalizacji celu publicznego;
6) prowadzenie ewidencji mienia gminnego;
7) prowadzenie ewidencji budynków własności gminy;
8) dokonywanie i wydawanie wypisów i  wyrysów z planu miejscowego związanych z przeznaczeniem terenu w oparciu o miejscowy plan zagospodarowania;
9) prowadzenie spraw związanych z roszczeniami wynikającymi z uchwalenia i zmian miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego Gminy;
10) prowadzenie procedur nadawania i aktualizowania numerów porządkowych nieruchomości oraz nazw ulic;
11) prowadzenie spraw dot. zmiany granic Gminy i Jednostek pomocniczych;
12) prowadzenie spraw dotyczących organizacji konsultacji społecznych w zakresie zadań Referatu;
13) prowadzenie spraw z zakresu ochrony zabytków i opieki nad zabytkami;
14) prowadzenie spraw związanych z udzielaniem dotacji na zabytki wpisane do rejestru zabytków prowadzonego przez Wojewódzkiego Konserwatora zabytków;
15) realizacja i nadzór nad inwestycjami oraz remontami prowadzonymi przez Gminę;
16) rozliczanie gminnych inwestycji, odbiór zrealizowanych inwestycji, udział w ich odbiorze;
17) egzekwowanie warunków gwarancji;
18) rozliczanie, we współpracy z Referatem Finansów, kosztów realizowanych zadań obejmujących:
a) zadania inwestycyjne i remontowe realizowane z własnych środków,
b) zadania inwestycyjne i remontowe realizowane z udziałem środków zewnętrznych,
c) zadania inwestycyjne i remontowe realizowane wspólnie z innymi podmiotami,
d) ochronę zabytków;
19) ustalanie do celów inwentarzowych wartości inwestycji realizowanych przez inne podmioty i przekazywanych do majątku Gminy;
20) prowadzenie spraw związanych z  zaopatrzeniem Gminy w wodę i odprowadzaniem ścieków;
21) ustalanie opłat za zmniejszenie naturalnej retencji terenowej w trybie ustawy Prawo wodne;
22) współpraca z Państwowym Gospodarstwem Wodne Wody Polskie;
23) prowadzenie spraw dotyczących sporządzania wniosku o zatwierdzenie taryf oraz warunków rozliczeń za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków;
24) prowadzenie spraw związanych z tworzeniem i aktualizacją aglomeracji ściekowej Gminy;
25) nadzór techniczno-eksploatacyjny nad wodociągami gminnymi i utrzymaniem ciągłości dostaw wody dla odbiorców;
26) bieżące nadzorowanie produkcji jakości wody;
27) bieżąca analiza kosztów produkcji wody oraz podejmowanie działań w kierunki ich ograniczenia;
28) prowadzenie spraw dot. stanu wody na gruntach;
29) wydawanie wydanych warunków technicznych przyłączy wodociągowych i kanalizacyjnych oraz prowadzenie rejestru w tym zakresie;
30) wydawanie pozwoleń na pobór wody z hydrantów;
31) wydawanie zezwoleń na wykonanie przyłącza wodociągowego;
32) nadzór techniczno-eksploatacyjny nad siecią kanalizacyjną;
33) uzgadnianie dokumentacji projektowych w zakresie urządzeń wodno-kanalizacyjnych;
34) wykonywanie zadań z zakresu ochrony gruntów rolnych i leśnych należących do zadań Gminy;
35) prowadzenie spraw z zakresu gospodarowania i obrotu nieruchomościami gruntowymi, budynkami, lokalami budowlanymi i innymi urządzeniami stanowiącymi mienie gminne;
36) prowadzenie ewidencji mienia komunalnego;
37) ustalanie opłat rocznych za zarząd, dzierżawę, użytkowanie nieruchomościami;
38) opracowywanie rocznego sprawozdania ze stanu mienia komunalnego Gminy;
39) prowadzenie spraw z zakresu rozgraniczenia, scalania i podziałów nieruchomości;
40) zlecanie wycen nieruchomości;
41) opiniowanie zgodności proponowanego podziału nieruchomości z ustaleniami planu miejscowego oraz przepisami szczególnymi;
42) ustanawianie zakresu i warunków użytkowania, wygasania prawa użytkowania oraz prawa zarządu;
43) prowadzenie spraw z zakresu budowy i konserwacji dróg gminnych oraz związanych ze sprawowaniem zarządu nad nimi;
44) wnioskowanie w sprawie zaliczenia dróg do właściwych kategorii oraz zmiany tych kwalifikacji;
45) współpraca z PKP w sprawach przeglądów bezpieczeństwa przejazdów kolejowych;
46) prowadzenie ewidencji dróg gminnych;
47) utrzymywanie nawierzchni jezdni, chodników, parkingów, ciągów pieszych, ścieżek rowerowych i innych oraz prowadzenie okresowych kontroli ich stanu;
48) umieszczanie i utrzymywanie tablic z nazwami ulic i placów;
49) wydawanie opinii w sprawie przebiegu dróg gminnych;
50) prowadzenie spraw związanych z zimowym utrzymaniem dróg;
51) prowadzenie spraw z zakresu udzielania zgody na ustawianie reklam w pasie drogi gminnej;
52) koordynacja i obsługa we współpracy z innymi zarządcami dróg publicznych;
53) prowadzenie spraw z zakresu przejęcia na własność dróg powstałych w wyniku podziału nieruchomości;
54) wydawanie zezwoleń na zajęcia pasa drogowego oraz naliczanie kar za zajęcia go bez zezwolenia;
55) wydawanie zezwoleń na lokalizowanie w pasie drogowym dróg publicznych obiektów niezwiązanych z gospodarką drogową;
56) realizacja zadań własnych Gminy w zakresie budowy, utrzymania i remontów przystanków komunikacyjnych i wiat przystankowych;
57) prowadzenie spraw związanych z funkcjonowaniem parkingów gminnych;
58) prowadzenie spraw dot. realizacji zadań z zakresu oświetlenia drogowego;
59) prowadzenie spraw dotyczących utrzymania targowiska gminnego;
60) prowadzenie spraw związanych z zaopatrzenia obiektów gminnych w energię elektryczną, konserwacji i opłat za energię;
61) prowadzenie spraw związanych z zaopatrzeniem Gminy w energię elektryczną, ciepło i paliwa gazowe, sporządzanie założeń i planów w tym zakresie;
62) wydawanie zezwoleń (licencji i zezwoleń) należących do kompetencji Wójta na podstawie ustawy o transporcie drogowym;
63) wyposażanie zatrudnionych konserwatorów w narzędzia pracy, odzież roboczą, środki ochrony indywidualnej, prowadzenie ewidencji w tym zakresie;
64) nadzór nad Pracownikami zatrudnionymi w ramach robót publicznych;
65) administrowanie mieszkaniami komunalnymi Gminy oraz lokalami użytkowymi;
66) dokonywanie przeglądów budynków będących w administracji Urzędu;
67) prowadzenie postępowań  związanych ze sprzedażą lokali mieszkalnych i użytkowych;
68) prowadzenie spraw dodatków mieszkaniowych, w tym prowadzenie postępowań administracyjnych , sporządzanie comiesięcznych list wypłat dodatków mieszkaniowych prowadzenie ewidencji wniosków o dodatek mieszkaniowy;
69) prowadzenie wywiadów środowiskowych u wnioskodawcy ubiegającego się o dodatek mieszkaniowy;
70) realizacja zadań wynikających z ustawy Prawo zamówień publicznych, ze szczególnym uwzględnieniem prawidłowości procedur udzielania zamówień oraz prowadzenie obsługi Urzędu w zakresie zamówień publicznych;
71) inicjowanie i koordynacja działań związanych z pozyskiwaniem pozabudżetowych środków zewnętrznych, ze szczególnym uwzględnieniem funduszy europejskich oraz stały monitoring funduszy pozabudżetowych kierowanych do gmin;
72) współpraca z jednostkami organizacyjnymi i pomocniczymi oraz organizacjami pozarządowymi w zakresie informowania o dostępnych funduszach pomocowych i ogłaszanych konkursach o naborze wniosków;
73) opracowywanie wniosków w celu pozyskania funduszy zewnętrznych;
74) organizowanie i przeprowadzanie publicznych przetargów na opracowanie projektów technicznych, wykonawstwo robót  oraz dostawę materiałów;
75) prowadzenie rejestru zamówień publicznych udzielanych przez Wójta;
76) obsługa administracyjna komisji przetargowych;
77) przygotowywanie projektów umów o zamówienia publiczne;
78) uczestnictwo w rozpatrywaniu protestów i prowadzeniu postępowania odwoławczego;
79) sporządzanie sprawozdawczości w zakresie zamówień publicznych;
80) prowadzenie  szkoleń wewnętrznych Pracowników w zakresie zamówień publicznych;
81) akceptacja rachunków i faktur pod względem zgodności z ustawą - Prawo zamówień publicznych;
82) prowadzenie zakresu spraw związanych z wykonywaniem prac na cele publiczne przez osoby skazane wyrokiem Sądu na wykonywanie ww. prac;
83) współpraca z firmami świadczącymi usługi komunalne na rzecz Urzędu w zakresie działania  Referatu;
84) przygotowywanie materiałów do konstrukcji Wieloletniego Planu Inwestycyjnego;
85) przygotowywanie zleceń dla rzeczoznawcy majątkowego w celu sporządzenia operatu szacunkowego;
86) prowadzenie postępowań w przedmiocie wydania decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach;
87) prowadzenie postępowań administracyjnych w zakresie ustalenia opłaty adiacenckiej;
88) ewidencja opłat adiacenckich, opłat od wzrostu wartości nieruchomości na skutek uchwalenia planów zagospodarowania;
89) prowadzenie spraw z zakresu renty planistycznej;
90) prowadzenie spraw związanych z wynajmowaniem lokali mieszkalnych i lokali użytkowych oraz wynajmowaniem i wydzierżawianiem nieruchomości stanowiących własność Gminy;
91) przygotowywanie umów użyczenia nieruchomości, umów najmu lokali mieszkalnych i lokali użytkowych oraz umów dzierżaw i najmu nieruchomości stanowiących własność Gminy;
92) określanie zasad przeznaczenia do sprzedaży lokali;
93) koordynowanie całokształtu działalności w zakresie ochrony przyrody na terenie Gminy;
94) likwidacja dzikich wysypisk śmieci i wylewisk ścieków;
95) prowadzenie postępowań w sprawach ocen oddziaływania na środowisko;
96) prowadzenie spraw z zakresu udostępniania informacji o środowisku i jego ocenie;
97) realizacja zadań wynikających z ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminach, w tym nadzór nad zapewnieniem należytego stanu sanitarnego, czystości i porządku w Gminie;
98) prowadzenie spraw w zakresie produkcji, ochrony roślin i zwalczanie chorób zwierzęcych, współdziałanie w tym zakresie ze służbami kwarantanny i ochrony roślin oraz weterynarii;
99) prowadzenie spraw z zakresu utrzymania zieleni gminnej oraz pielęgnacji drzew i krzewów;
100) realizacja zadań z zakresu leśnictwa;
101) prowadzenie rejestru oraz wydawanie zezwoleń na uprawę maku i konopii;
102) prowadzenie spraw w zakresie gospodarki leśnej i łowieckiej;
103) ochrona zwierząt,
104) sprawy związane z dochodzeniem odszkodowań od ubezpieczyciela w związku ze szkodą na mieniu gminnym,
105) realizacja zadań z zakresu prawa wodnego;
106) współdziałanie z Ośrodkami Doradztwa Rolniczego oraz Izbą Rolniczą;
107) współpraca z Gminną Spółką Wodną;
108) prowadzenie ewidencji zawartych umów na odbiór odpadów komunalnych z firmami;
109) prowadzenie ewidencji zbiorników bezodpływowych;
110) prowadzenie ewidencji zawartych umów na opróżnianie zbiorników bezodpływowych z właścicielami nieruchomości;
111) realizowanie zadań związanych z usuwaniem wyrobów zawierających azbest oraz prowadzenie stosownej ewidencji;
112) prowadzenie publicznego dostępu wykazu danych o środowisku;
113) udostępnianie danych o środowisku i jego ochronie;
114) naliczanie opłat za korzystanie ze środowiska;
115) prowadzenie procedur związanych z dofinansowaniem przydomowych oczyszczalni ścieków oraz usuwania wyrobów zawierających azbest;
116) wydawanie zezwoleń dla przedsiębiorców na prowadzenie działalności w zakresie odbioru odpadów komunalnych oraz opróżniania zbiorników bezodpływowych na nieczystości płynne od mieszkańców Gminy;
117) szacowanie szkód u rolników w związku z anomaliami pogodowymi;
118) opieka nad cmentarzami, grobami wojennymi oraz miejscami pamięci narodowej;
119) prowadzenie ewidencji pomników przyrody, użytków ekologicznych;
120) realizacja zadań wynikających z ustawy o ochronie zwierząt,  w tym prowadzenie rejestru psów ras niebezpiecznych;
121) wydawanie zezwoleń na usuwanie drzew i krzewów;
122) prowadzenie rejestru działalności regulowanej w zakresie gospodarki odpadami;
123) realizacja Gminnego Programu Ochrony Środowiska i Gminnego Planu Gospodarki Odpadami;
124) prowadzenie spraw z zakresu gospodarowania odpadami w Gminie;
125) prowadzenie spraw z zakresu poboru i egzekucji opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi, w tym przypisu i odpisu oraz ewidencji księgowej wypłat z tytułu opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi;
126) opiniowanie programów gospodarki odpadami niebezpiecznymi,
127) tworzenie warunków do selektywnej zbiórki odpadami;
128) organizowanie zbiórki odpadów wielkogabarytowych, elektrycznych i elektronicznych;
129) nadzór nad stanem środków trwałych i wyposażenia będących w zarządzie Referatu (samochody, urządzenia, sprzęt);
130) obsługa Komisji właściwej w sprawach urbanistycznych;
131) rozliczanie zużycia paliwa w pojazdach będących własnością Urzędu oraz pojazdów OSP;
132) realizowanie zadań z zakresu promocji zdrowia;
133) realizowanie zadań z zakresu ochrony przeciwpożarowej;
134) opracowywanie i aktualizowanie Planu Reagowania Kryzysowego;
135) organizowanie pracy Gminnego Zespołu Zarządzania Kryzysowego;
136) współdziałanie z centrami zarządzania kryzysowego organów administracji publicznej oraz służbami i instytucjami odpowiedzialnymi za bezpieczeństwo na terenie Gminy;
137) zapewnienie efektywnego zarządzania siłami i środkami ratowniczymi Gminy w przypadku wystąpienia na obszarze Gminy zdarzenia kryzysowego, klęski żywiołowej oraz realizacja innych zadań wynikających z odrębnych uregulowań prawnych;
138) przyjmowanie zgłoszeń o zdarzeniach i zagrożeniach, które wystąpiły na terenie Gminy;
139) organizowanie systemu ostrzegania i alarmowania mieszkańców Gminy o wszelkich zagrożeniach;
140) informowanie Wójta o stanie bezpieczeństwa na terenie Gminy, a także niezwłoczne przekazywanie dyspozycji i zaleceń organów wyższego stopnia;
141) gromadzenie i aktualizacja danych o potencjalnych zagrożeniach mogących wystąpić na terenie Gminy;
142) tworzenie baz danych o siłach i środkach dla potrzeb zarządzania kryzysowego;
143) opracowywanie procedur postępowania na wypadek wystąpienia sytuacji kryzysowych;
144) prowadzenie spraw związanych z obsługą Szefa Obrony Cywilnej Gminy, tworzenie i aktualizacja formacji obrony cywilnej;
145) ewidencjonowanie prowadzonych działań, a także sporządzanie meldunków, okresowych raportów, analiz i sprawozdań z zakresu zarządzania kryzysowego;
146) planowanie i organizacja działalności szkoleniowo – popularyzacyjnej w zakresie zarządzania kryzysowego;
147) wyposażanie i utrzymywanie gminnego magazynu  przeciwpowodziowego;
148) współpraca z Wojskową Komendą Uzupełnień i innymi organami wojskowymi;
149) przygotowywanie decyzji związanych ze świadczeniami osobistymi i rzeczowymi na rzecz obrony cywilnej;
150) prowadzenie rejestru do kwalifikacji wojskowej oraz jej przeprowadzanie;
151) opracowywanie i aktualizowanie Planu Operacyjnego dla Gminy w zakresie realizacji zadań obronnych w warunkach zewnętrznego zagrożenia bezpieczeństwa państwa;
152) przygotowywanie dokumentacji związanej ze świadczeniami na rzecz obrony;
153) przygotowywanie decyzji w sprawach ustalenia świadczeń rekompensujących dla żołnierzy rezerwy odbywających ćwiczenia wojskowe;
154) prowadzenie dokumentacji planistyczno-organizacyjnej prowadzonej Akcji Kurierskiej;
155) opracowywanie i aktualizacja dokumentacji Stałego Dyżuru;
156) opracowywanie sprawozdań w zakresie spraw wojskowych;
157) reklamowanie osób od czynnej służby wojskowej;
158) uczestnictwo w organizowanych na terenie Gminy ćwiczeniach i treningach;
159) przygotowywanie ludności i mienia komunalnego na wypadek wojny i innych zagrożeń;
160) przygotowywanie zakwaterowania sił zbrojnych (HNS);
161) prowadzenie postępowań i wydawanie decyzji z zakresu orzekania o konieczności sprawowania przez żołnierza bezpośredniej opieki nad członkiem rodziny;
162) prowadzenie spraw w zakresie zbiórek i zgromadzeń publicznych oraz zezwoleń na prowadzenie imprez masowych;
163) przygotowywanie decyzji w sprawach ustalenia świadczeń rekompensujących dla żołnierzy rezerwy odbywających ćwiczenia wojskowe;
 
§ 26. Do podstawowego zakresu działania Referatu Organizacyjnego i Oświaty należy w szczególności:
1) przyjmowanie interesantów oraz organizowanie ich kontaktów z Wójtem, Sekretarzem, bądź kierowanie ich do właściwych rzeczowo Pracowników;
2) zapewnienie obsługi organizacyjnej Wójtowi, Zastępcy Wójta i Sekretarzowi, w tym obsługa spotkań, posiedzeń i zebrań;
3) przyjmowanie, wysyłanie i rozdzielanie korespondencji wewnątrz i na zewnątrz Urzędu;
4) prowadzenie ewidencji korespondencji wpływającej i wysyłkowej;
5) prowadzenie rejestru wydanych upoważnień i pełnomocnictw;
6) prenumerata czasopism i dzienników urzędowych;
7) obsługa poczty elektronicznej Urzędu;
8) prowadzenie rejestru zarządzeń Wójta;
9) prowadzenie rejestru delegacji służbowych;
10) prowadzenie rejestru pieczęci urzędowych i pieczątek;
11) prowadzenie rejestru wniosków o udostępnienie informacji publicznej;
12) obsługa centrali telefonicznej;
13) prowadzenie rejestru zawartych umów;
14) zaopatrzenie Urzędu w niezbędny sprzęt i wyposażenie oraz materiały biurowe i kancelaryjne;
15) przyjmowanie oświadczeń i zeznań świadków;
16) potwierdzanie umów dzierżawy gruntów rolnych;
17) wywieszanie ogłoszeń na tablicy informacyjnej  Urzędu;
18) prowadzenie archiwum zakładowego, w tym;
a) przestrzeganie terminów przyjmowania dokumentacji do archiwum zakładowego z poszczególnych stanowisk,
b) przekazywanie akt  do Archiwum Państwowego,
c)  przyjmowanie w depozyt dokumentacji  z wyborów i referendum;
19) prowadzenie ewidencji czasu pracy Pracowników;
20) prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy;
21) przygotowywanie materiałów umożliwiających podejmowanie czynności z zakresu prawa pracy;
22) prowadzenie sprawozdawczości z zakresu spraw osobowych;
23) współpraca z Powiatowym Urzędem Pracy:
a) prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych Pracowników zatrudnionych w ramach robót publicznych i prac interwencyjnych,
b) prowadzenie dokumentacji osób odbywających staże absolwenckie;
24) nadzór nad osobami odbywającymi praktyki uczniowskie i studenckie oraz staże zawodowe w Urzędzie;
25) współpraca z przedstawicielem do spraw bhp;
26) podejmowanie czynności organizacyjnych związanych z przeprowadzaniem sesji, zebrań, posiedzeń i spotkań Rady, jej Komisji,  w tym: protokołowanie sesji, posiedzeń, zebrań i spotkań;
27) organizowanie zdalnych sesji i posiedzeń Organów Gminy;
28) koordynowanie spraw związanych z transmitowaniem sesji Rady oraz zamieszczaniem ich w BIP oraz na stronie internetowej Gminy;
29) sporządzanie list diet radnych;
30) przygotowywanie we współpracy  z właściwymi merytorycznie Pracownikami materiałów dotyczących projektów uchwał Rady i jej Komisji oraz innych materiałów na posiedzenia i obrady Organów Gminy;
31) przechowywanie uchwał podejmowanych przez Radę  i jej Komisje;
32) prowadzenie rejestru uchwał Rady;
33) prowadzenie rejestru wniosków, zapytań i interpretacji składanych przez radnych;
34) przedkładanie uchwał stanowiących akty prawa miejscowego do publikacji w dzienniku urzędowym województwa;
35) przedkładanie uchwał Rady właściwym organom nadzoru;
36) przyjmowanie i koordynowanie rozpatrywania skarg i wniosków i petycji kierowanych do Rady;
37) prowadzenie spraw związanych z oświadczeniami majątkowymi radnych;
38) rozliczanie wydatków związanych z obsługą Rady, w tym zatwierdzanie pod względem merytorycznym rachunków;
39) prowadzenie rejestru i dokumentacji jednostek pomocniczych;
40) prowadzenie spraw związanych z przeprowadzaniem wyborów organów jednostek pomocniczych;
41) prowadzenie spraw związanych z wydawaniem biletów uczniowskich i biletów malucha uprawniających do zniżek w komunikacji miejskiej Miasta Bydgoszcz;
42) administrowanie stroną internetową oraz BIP, w tym wprowadzanie i aktualizacja informacji przekazywanych merytorycznie odpowiedzialnych Pracowników;
43) obsługa profilu Gminy w mediach społecznościowych;
44) rozliczanie udzielonych dotacji dla OSP działających na terenie Gminy;
45) prowadzenie spraw w zakresie wniosków o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG);
46) gromadzenie informacji o Gminie i przygotowywanie materiałów promujących Gminę;
47) prowadzenie spraw związanych z przyznawaniem stypendiów i nagród za osiągnięcia sportowe;
48) prowadzenie spraw związanych z wydawaniem Metropolitalnej Karty Seniora;
49) organizowanie i uczestniczenie w działaniach na rzecz promocji Gminy;
50) utrzymywanie bieżących kontaktów z przedstawicielami środków masowego przekazu;
51) współpraca z Gminnym Ośrodkiem Kultury i Sportu i innymi podmiotami podczas organizacji imprez turystycznych oraz promujących Gminę;
52) popularyzowanie i upowszechnianie wiedzy o zabytkach Gminy;
53) współpraca w sprawach wyznaczania szlaków turystycznych;
54) koordynowanie realizacji programu współpracy z organizacjami pozarządowymi;
55) przygotowywanie dokumentacji związanej z ogłaszaniem konkursów na realizację zadań publicznych wykonywanych przez organizacje pozarządowe;
56) przygotowywanie umów na realizację zadań publicznych przez organizacje pozarządowe;
57) dokonywanie kontroli i oceny realizacji powierzonych zdań organizacjom pozarządowym;
58) przygotowywanie sprawozdań z realizacji programów współpracy z organizacjami pozarządowymi;
59) współdziałanie ze stowarzyszeniami kultury fizycznej i sportu, organizacjami działającymi na terenie Gminy oraz udzielanie im pomocy w realizacji zadań;
60) współdziałanie z instytucjami kultury działającymi na terenie Gminy;
61) prowadzenie spraw związanych z wydawaniem zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych, w tym prowadzenie rejestru;
62) przyjmowanie oświadczeń o wartości sprzedaży napojów alkoholowych;
63) przygotowywanie decyzji stwierdzających wygaśnięcie zezwolenia w przypadkach określonych w ustawie;
64) współpraca z Policją i GKRPA w zakresie dokonywania kontroli punktów sprzedaży napojów alkoholowych;
65) prowadzenie spraw z zakresu merytorycznej obsługi Funduszu Sołeckiego, w tym:
a) analiza wniosków składanych przez sołectwa,
b) współpraca z sołectwami w zakresie realizacji zadań,
c) przygotowywanie umów,
d) nadzór nad realizacją zadań – opisywanie faktur pod względem merytorycznym,
e) prowadzenie ewidencji wykorzystywania środków w ramach Funduszu Sołeckiego;
66) prowadzenie ewidencji jednostek pomocniczych;
67) współdziałanie przy organizacji zebrań sołeckich;
68) prowadzenie punktu potwierdzającego profil zaufany ePUAP;
69) prowadzenie spraw związanych z zapewnieniem dostępności cyfrowej Urzędu;
70) administrowanie i zarządzanie siecią oraz systemami informatycznymi Urzędu;
71) kontrolowanie i obsługa monitoringu wizyjnego Gminy;
72) prowadzenie zadań wynikających z ustawy o usługach turystycznych;
73) nadzór nad Pracownikami obsługi i na stanowiskach pomocniczych;
74) realizacja zadań Gminy z zakresu wychowania przedszkolnego;
75) organizowanie, koordynowanie i nadzór nad dowozem dzieci i młodzieży do szkół i przedszkoli;
76) realizacja zadania zleconego dofinansowanie pracodawcom kosztów kształcenia młodocianych Pracowników;
77) wykonywanie zadań Gminy z zakresu spełniania obowiązku szkolnego i obowiązku nauki;
78) zwrot kosztów dowożenia uczniów do szkół;
79) prowadzenie ewidencji szkół i placówek oświatowych;
80) przygotowywanie projektów ocen dyrektorów szkół;
81) przygotowywanie informacji o stanie realizacji zadań oświatowych;
82) opracowywanie projektów uchwał z zakresu spraw oświatowych;
83) prowadzenie spraw związanych z awansem zawodowym nauczycieli;
84) przygotowanie naboru i przeprowadzenie konkursów na stanowisko dyrektorów szkół;
85) opracowywanie sprawozdań dla MEN i Kuratorium Oświaty w zakresie spraw oświatowych;
86) realizacja art. 30a Karty Nauczyciela – analiza średnich wynagrodzeń nauczycieli;
87) prowadzenie teczek osobowych dyrektorów placówek oświatowych;
88) weryfikacja arkuszy organizacyjnych szkół pod kontem ich zgodności z obowiązującymi przepisami prawa oraz zabezpieczonych środków finansowych;
89) obsługa Systemu Informacji Oświatowej oraz sporządzanie sprawozdań SIO;
90) organizowanie narad z dyrektorami szkół;
91) współpraca z organem nadzoru pedagogicznego oraz związkami zawodowymi;
92) realizacja zadań z zakresu transportu publicznego.
 
§ 27. Do podstawowego zakresu działania Zastępcy Kierownika USC należy w szczególności:
1) wykonywanie zadań zleconych z zakresu administracji rządowej określonych w prawie o aktach stanu cywilnego oraz kodeksie rodzinnym i opiekuńczym, w szczególności rejestracja stanu cywilnego osób w formie aktów:  urodzenia, małżeństwa i zgonu, sporządzanych elektronicznie w rejestrze stanu cywilnego oraz sporządzanie odpisów i ich wydawanie;
2) przyjmowanie oświadczeń:
a) o wstąpienie w związek małżeński,
b) o wstąpieniu w związek małżeński poza lokalem Urzędu Stanu Cywilnego,
c) od małżonka rozwiedzionego o powrocie do nazwiska noszonego przed zawarciem małżeństwa,
d) o braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa,
e) o uznaniu ojcostwa,
f) o nadaniu dziecku nazwiska męża matki,
g) o zmianie imienia dziecka wpisanego do aktu stanu cywilnego w chwili jego sporządzenia,
h) o nazwiskach noszonych po zawarciu małżeństwa przez mężczyznę, kobietę i dzieci;
3) sporządzanie protokołu zgłoszenia urodzenia dziecka oraz zgonu i zawarcia małżeństwa poza lokalem USC;
4) wpisywanie w formie wzmianek dodatkowych i przypisków, informacji o zmianach w stanie cywilnym osób;
5) rejestracja w formie czynności materialno-technicznej z zakresu:
a) wpisywania aktów zagranicznych do rejestru stanu cywilnego,
b) uzupełniania, prostowania, odtworzenia treści, ustalenia treści aktu stanu cywilnego;
6) wydawanie odpisów z akt stanu cywilnego;
7) wyrażenie zgody na zawarcie małżeństwa przed upływem terminu, o którym mowa w art. 4 kodeksu rodzinnego i opiekuńczego;
8) wydawanie zaświadczeń w sprawach:
a) stwierdzających brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa, na podstawie art. 41 Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego (ślub konkordatowy),
b) o zdolności prawnej do zawarcia małżeństwa za granicą,
c) o niefigurowaniu aktu w księdze, o zaginięciu lub zniszczeniu księgi stanu cywilnego oraz o treści wpisów w akcie lub o ich braku,
d) innych zaświadczeń związanych z rejestracją stanu cywilnego;
9) przekazywanie stosownych dokumentów na żądanie sądów, polskich placówek dyplomatycznych oraz uprawnionych instytucji i stron;
10) prowadzenie uroczystych form rejestracji stanu cywilnego;
11) prowadzenie archiwum akt stanu cywilnego, w tym przechowywanie i konserwacja ksiąg stanu cywilnego oraz akt zbiorowych i prowadzenie do nich skorowidzów;
12) przekazywanie ksiąg 100-letnich urodzeń, 80-letnich małżeństw i zgonów wraz z aktami zbiorowymi i skorowidzami do Archiwum Państwowego;
13) wydawanie decyzji o zmianie imienia i nazwiska;
14) zawiadomienie o zmianach imienia, nazwiska  właściwe USC;
15) współdziałanie z właściwymi Ambasadorami (Konsulatami) RP w sprawach z zakresu USC;
16) przygotowywanie testamentów zwykłych zgodnie z Kodeksem cywilnym, prowadzenie ewidencji i ich przechowywanie;
17) sporządzanie wniosku o nadanie medalu za ,, Długoletnie Pożycie Małżeńskie”;
18) organizowanie uroczystości jubileuszowych.    
19) prowadzenie rejestru stałych mieszkańców oraz ewidencji komputerowej, ich aktualizacja na podstawie zgłoszeń meldunkowych;
20) przyjmowanie zgłoszeń na pobyt stały i czasowy oraz prowadzenie ewidencji w tym zakresie;
21) przyjmowanie zgłoszeń zameldowania na pobyt stały i czasowy cudzoziemców;
22) sprawozdawczość statystyczna dotycząca ruchu ludności;
23) bieżące nanoszenie do bazy danych wszelkich zmian związanych z ruchem ludności i danych osobowych mieszkańców;
24) współpraca w zakresie ewidencji ludności z Wojskowymi Komendami Uzupełnień, policją, sądami, prokuratorami i innymi urzędami;
25) udzielanie informacji adresowej zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych;
26) prowadzenie rejestru wniosków o zameldowaniu i wymeldowaniu osób z pobytu stałego decyzja administracyjną;
27) przeprowadzanie postępowań administracyjnych w sprawie osób, które bez wymeldowania opuściły dotychczasowe miejsce pobytu stałego i przygotowywanie decyzji administracyjnych;
28) prowadzenie i bieżąca aktualizacja stałego rejestru wyborców;
29) prowadzenie rejestru osób ubezwłasnowolnionych, pozbawionych praw publicznych;
30) przyjmowanie wniosków i wydawanie dowodów osobistych;
31) sprawdzanie zgodności wniosków w miejscowym Urzędzie Stanu Cywilnego;
32) prowadzenie rejestru i wydawanie zaświadczeń o zagubieniu dowodu osobistego;
33) przyjmowanie, wydawanie, anulowanie i kasowanie dowodów osobistych oraz wydawanie dokumentów i prowadzenie dokumentacji w tych sprawach;
34) prowadzenie archiwum kopert dowodowych;
35) współpraca z sądami, policją oraz prokuraturą;
36) prowadzenie spraw związanych z wydawaniem Karty Dużej Rodziny;
37) wprowadzanie informacji do rejestru danych kontaktowych.
 
§ 28. Do podstawowego zakresu działania Pełnomocnika Wójta Gminy Dąbrowa Chełmińska ds. profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych należy w szczególności:
1) prowadzenie spraw  z zakresu przeciwdziałania uzależnieniom wychowania w trzeźwości i przeciwdziałania alkoholizmowi i narkomanii;
2) współpraca z Gminną Komisją Rozwiązywania Problemów Alkoholowych;
3) współpraca z policją, pomocą społeczną, jednostkami oświatowymi organizacjami pozarządowymi i innymi w zakresie przeciwdziałania uzależnieniom;
4) organizowanie wykonywania zadań określonych w gminnych programach rozwiązywania problemów alkoholowych oraz przeciwdziałania narkomanii, w tym przygotowywanie procedur wyboru realizatorów poszczególnych działań określonych programem i przygotowywanie umów;
5) reprezentowanie oraz występowanie w imieniu Wójta w zakresie realizacji zadań wynikających z Gminnego Programu Rozwiązywania Problemów Alkoholowych;
6) prowadzenie spraw z zakresu przeciwdziałania narkomanii;
7) zatwierdzane pod względem merytorycznym do zapłaty rachunków dotyczących realizacji programów;
8) sporządzanie niezbędnej sprawozdawczości w zakresie rozwiązywania problemów alkoholowych i przeciwdziałania narkomanii.
 
§ 29. Pion ochrony:
1. Tworzy się Zespół  do Spraw Ochrony Informacji Niejawnych, zwany dalej „Zespołem”, który jest wyspecjalizowaną komórką organizacyjną zajmującą się ochroną informacji niejawnych.
2. W skład Zespołu wchodzą:
1) Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych;
2) Inspektor Kancelarii Dokumentów Niejawnych;
3) Inspektor Bezpieczeństwa Teleinformatycznego.
3. Do podstawowych zadań Zespołu w zakresie ochrony informacji niejawnych należy w szczególności:
1) zapewnienie ochrony informacji niejawnych, w tym ich ochrony fizycznej;
2) zapewnienie ochrony systemu teleinformatycznego do przetwarzania informacji niejawnych;
3) kontrola ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów o ochronie tych informacji;
4) okresowa kontrola ewidencji i obiegu dokumentów niejawnych w Urzędzie;
5) opracowanie planu ochrony informacji niejawnych w Urzędzie i nadzorowanie jego realizacji;
6) szkolenie Pracowników w zakresie ochrony informacji niejawnych;
7) przeprowadzanie zwykłych postępowań sprawdzających oraz wydawanie lub odmowa wydania  poświadczeń bezpieczeństwa;
8) powiadamianie Wójta  o naruszeniu przepisów o ochronie informacji niejawnych w Urzędzie;
9) realizacja innych zadań wynikających z przepisów szczególnych.
4. W Zespole tworzy się kancelarię dokumentów niejawnych podlegającą bezpośrednio Pełnomocnikowi ds. ochrony informacji niejawnych.
5. Kancelarią kieruje Inspektor kancelarii dokumentów niejawnych
6. Do zakresu działania inspektora kancelarii dokumentów niejawnych należy w szczególności:
1) prowadzenie dzienników, rejestrów i książek oraz rejestracja dokumentów niejawnych;
2) nadawanie i przyjmowanie przesyłek przekazywanych za pośrednictwem poczty specjalnej lub uprawnionego przewoźnika;
3) bezpośredni nadzór nad obiegiem dokumentów niejawnych w Urzędzie;
4) udostępnianie lub wydawanie dokumentów zawierających informacje niejawne osobom do tego uprawnionym;
5) kontrolowanie właściwego oznaczania dokumentów niejawnych wytwarzanych w
Urzędzie;
6) egzekwowanie zwrotu wydanych dokumentów;
7) wykonywanie poleceń Pełnomocnika do spraw OIN.
7. Do zadań Inspektora Bezpieczeństwa Teleinformatycznego należy:
1) weryfikacja i bieżąca kontrola zgodności funkcjonowania systemu teleinformatycznego ze szczególnymi wymaganiami bezpieczeństwa oraz przestrzegania procedur bezpiecznej eksploatacji;
2) kontrola realizowania procedur bezpiecznej eksploatacji systemu (PBE);
3) organizowanie i prowadzenie szkoleń z zakresu bezpieczeństwa teleinformatycznego;
4) zapewnienie przestrzegania zasad ochrony przetwarzanych informacji niejawnych, przechowywanych w systemie teleinformatycznym;
5) nadawanie dostępu do systemu wyłącznie osobom mającym odpowiednie poświadczenie bezpieczeństwa lub upoważnienia do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli zastrzeżone;
6) organizację szkoleń użytkowników dot. ochrony informacji niejawnych przetwarzanych i przechowywanych w funkcjonujących systemach;
7) przedstawianie Kierownikowi jednostki organizacyjnej wniosków i propozycji wynikających z oceny bezpieczeństwa systemów teleinformatycznych przetwarzających informacje niejawne.
 
§ 30.  1. Inspektor Ochrony Danych podlega bezpośrednio Wójtowi.
2. Do zadań Inspektora Ochrony Danych należy w szczególności:
1) informowanie administratora oraz Pracowników, którzy przetwarzają dane osobowe, o obowiązkach na nich spoczywających;
2) monitorowanie przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych;
3) działania zwiększające świadomość, szkolenia personelu uczestniczącego w operacjach przetwarzania oraz powiązane z tym audyty;
4) udzielanie, na żądanie, zaleceń w kwestiach oceny skutków dla ochrony danych oraz monitorowanie ich wykonania;
5) udzielanie pomocy Pracownikom w tworzeniu klauzul ochrony danych osobowych, jak i tworzeniu umów dotyczących o przetwarzania danych osobowych;
6) współpraca z organem nadzorczym;
7) pełnienie funkcji punktu kontaktowego dla organu nadzorczego w kwestiach związanych z przetwarzaniem.
           
Rozdział 6
Ogólne zasady podpisywania pism
 
§ 31. 1. Umowy lub inne dokumenty wywołujące zobowiązania finansowe podpisuje Wójt lub Pracownik posiadający stosowne upoważnienie.
2. Umowy lub inne dokumenty, które mogą spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych wymagają kontrasygnaty Skarbnika lub osoby przez niego upoważnionej.
 
§ 32. 1. Wójt podpisuje:
1) odpowiedzi na wnioski, interpelacje i zapytania radnych;
2) zarządzenia i regulaminy;
3) pisma związane z reprezentowaniem Gminy na zewnątrz;
4) pisma zawierające oświadczenie woli w zakresie zarządu mieniem Gminy;
5) odpowiedzi na skargi i wnioski mieszkańców;
6) odpowiedzi na petycje;
7) pełnomocnictwa do reprezentowania Gminy przed sądami i organami administracji publicznej;
8) pełnomocnictwa i upoważnienia do działania w jego imieniu;
9) korespondencję, w przypadkach określonych przepisami szczególnymi;
10 )odpowiedzi na skargi i wnioski dotyczące Pracowników;
11) pisma zawierające oświadczenie woli Urzędu jako pracodawcy;
12) dokumenty w sprawach dotyczących stosunku pracy Pracowników i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych;
13) wnioski o nadanie odznaczeń państwowych;
14) wystąpienia do organów kontroli;
15) dokumenty finansowe określone w zarządzeniu Wójta w sprawie obiegu dokumentów finansowych;
16) inne pisma, jeśli ich podpisywanie Wójt zastrzegł dla siebie.
2. W przypadku nieobecności Wójta, dokumenty, o których mowa w ust. 1 podpisuje Zastępca Wójta lub Sekretarz.
 
§ 33. 1. Zastępca Wójta oraz Sekretarz, Skarbnik podpisują:
1) pisma pozostające w zakresie ich zadań i upoważnień, nie zastrzeżone do podpisu Wójta;
2) pisma i dokumenty w zakresie prowadzonych przez siebie spraw;
3) decyzje z zakresu administracji publicznej, na podstawie upoważnienia wydanego przez Wójta;
4) delegacje służbowe dla Pracowników;
5) dokumenty finansowe w zakresie ustalonym przez Wójta;
6) urlopy dla Pracowników.
2. Kierownicy komórek organizacyjnych podpisują decyzje, postanowienia oraz pisma i dokumenty na podstawie udzielonych im upoważnień lub pełnomocnictw szczególnych.
3. Zastępca Kierownika USC podpisuje pisma pozostające w zakresie jego zadań.
4. Wójt może upoważnić Kierowników Referatów i pracowników samodzielnych stanowisk pracy do podpisywania decyzji z zakresu administracji publicznej, na podstawie pisemnego upoważnienia, za wyjątkiem spraw zastrzeżonych do osobistej akceptacji.
5. Upoważnienia są przechowywane w aktach osobowych Pracowników.
6. Postanowienia powyższe nie ograniczają prawa Wójta do podpisywania decyzji w sprawach objętych upoważnieniami.
 
§ 34. Pracownik ponosi odpowiedzialność za opracowany przez siebie projekt decyzji. administracyjnej.
 
§ 35. 1. Zasady podpisywania dokumentów finansowo-księgowych określa instrukcja obiegu dokumentów księgowych.
2. Rejestracja, obieg, znakowanie, przechowywanie i archiwizowanie dokumentów odbywa się na zasadach określonych w instrukcji kancelaryjnej.
 
§ 36. Projekty umów przygotowane przez merytorycznie odpowiedzialnego Pracownika są  parafowane przez radcę prawnego, natomiast inne dokumenty, na żądanie podpisującego pismo.
 
Rozdział 7
Zasady postępowania przy opracowywaniu projektów aktów prawnych
 
3. Redakcja projektów aktów winna być jasna, zwięzła i poprawna pod względem językowym i powszechnie zrozumiała.
 
§ 38. 1. Projekty aktów prawnych przygotowują pracownicy właściwi pod względem merytorycznym.
2. Pracownik merytoryczny przekazuje projekty aktów prawnych Radcy Prawnemu celem zaopiniowania pod względem prawnym.
3. W przypadku stwierdzenia uchybień, Radca Prawny zwraca dokumenty projektodawcy w celu usunięcia wad. Poprawione projekty podlegają ponownemu opiniowaniu.
4. Po uzyskaniu pozytywnej opinii Radcy Prawnego, pracownicy przekazują projekty aktów prawnych Wójtowi do zatwierdzenia.
5.  Jeżeli projekt wywołuje skutki finansowe, powinien być uzgodniony ze Skarbnikiem w fazie opracowania.
 
§ 39. 1. Akt prawny składa się z tytułu i treści.
2. Tytuł aktu prawnego zawiera następujące części:
1) oznaczenie rodzaju aktu (uchwała, zarządzenie, obwieszczenie, postanowienie, decyzja);
2) numer aktu;
3) oznaczenie organu podejmującego akt;
4) datę podjęcia aktu;
5) określenie przedmiotu aktu.
3. Treść aktu powinna zawierać w szczególności:
1) określić podstawę prawną z powołaniem się na konkretne przepisy upoważniające organ do określonego działania i dokładnie wskazać źródło publikacji;
2) zwięzłe istotne postanowienia merytoryczne aktu;
3) termin realizacji;
4) podmioty odpowiedzialne za wykonywanie lub nadzorującego realizację aktu;
5) sposób wejścia w życie aktu;
6) pełne tytuły aktów, które tracą moc;
7) klauzulę o ogłoszeniu w przypadku, jeżeli przewidują to przepisy.
 
§ 40.  1. Rejestr aktów prawnych powinien zawierać następujące wydruki:
1) numer porządkowy;
2) przedmiot sprawy;
3) uwagi.
2. Komórki organizacyjne obowiązane są przechowywać w osobnym zbiorze kopie aktów prawnych.
Zasady udzielania informacji dziennikarzom
 
§ 41. 1. Informacji o działalności Urzędu dziennikarzom udzielają:
1) Wójt;
2) Zastępca Wójta;
2) osoby wskazane przez Wójta.
2. Obsługa informacyjna środków masowego przekazu odbywa się na zasadach określonych w ustawie Prawo prasowe.
 
Rozdział 9
Organizacja działalności kontrolnej w Urzędzie
 
§ 42. 1. W Urzędzie sprawowana jest kontrola zarządcza.
2. Kontrola zarządcza to ogół działań podejmowanych dla zapewnienia prawidłowej realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.
3. Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności:
1) zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi;
2) skuteczności i efektywności działania;
3) wiarygodności sprawozdań;
4) ochrony zasobów;
5) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania;
6) efektywności i skuteczności przepływu informacji;
7) zarządzania ryzykiem.
4. Szczegółowe zasady sprawowania kontroli zarządczej w Urzędzie określają odrębne przepisy wewnętrzne.
 
§ 43. 1. W urzędzie działa kontrola wewnętrzna, której podlegają pracownicy, poszczególne komórki organizacyjne, a także jednostki organizacyjne Gminy.
2. Kontrola dokonywana jest pod względem sprawdzenia stanu faktycznego z obowiązującymi przepisami.
3. Celem kontroli jest ustalanie przyczyn i skutków ewentualnych nieprawidłowości, ustalanie osób odpowiedzialnych za stwierdzone nieprawidłowości oraz określanie sposobów naprawienia stwierdzonych nieprawidłowości i przeciwdziałania im w przyszłości.
 
§ 44. 1. Kontrolę wewnętrzną sprawują:
1) Wójt, Zastępca Wójta i Sekretarz lub osoba działająca na podstawie pisemnego upoważnienia Wójta;
2) Kierownicy referatów w stosunku do podległych pracowników;
3) Skarbnik w zakresie spraw finansowych Gminy.
2. Formę i zakres kontroli określa kontrolujący w zależności od potrzeby ustalając każdorazowo jej kompleksowość i problematykę.
3. Dowodem kontroli wewnętrznej jest w szczególności protokół kontroli.
4. Kontrolę przeprowadza się na podstawie planu kontroli lub według potrzeb, doraźnie lub jako czynności doradcze.
 
§ 45. 1. Kierownicy Referatów mogą dokonywać okresowych kontroli podległych pracowników w zakresie prawidłowości i terminowości wykonania zleconych zadań z uwzględnieniem jakości i poprawności obsługi obywateli.
2. Kontrola, o której mowa w ust. 1 nie wymaga pisemnego udokumentowania.
3. W przypadku ujawnienia nieprawidłowości, kontrolujący niezwłocznie zabezpiecza dokumentację i powiadamia Wójta o wyniku kontroli.
4. W zależności od stwierdzonych nieprawidłowości Wójt:
1) podejmuje działania przewidziane w regulaminie pracy lub innych przepisach;
2) powiadamia stosowne organy, zgodnie z właściwością;
3) poleca podjęcie czynności zmierzających do usunięcia zaniedbań i uniemożliwiających występowanie ich w przyszłości.
 
Rozdział 10
Przyjmowanie i załatwianie skarg, wniosków i petycji
 
§ 46. 1. Skargi i wnioski wpływające do Urzędu rozpatrują i załatwiają:
1) Wójt -  w sprawach dotyczących zadań własnych Gminy realizowanych przez Urząd lub jednostki podległe;
2) Rada  - w sprawach dotyczących Wójta i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych;
3) Sekretarz, Kierownicy Referatów - w sprawach załatwianych przez podległe Referaty i samodzielne stanowiska.
2. Szczegółowe regulacje dotyczące organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg, wniosków i petycji określa Wójt odrębnym zarządzeniem.
                                                 
Rozdział 11
Pieczęcie i pieczątki  w Urzędzie
 
§ 47. 1. Rejestr pieczęci i pieczątek używanych w Urzędzie prowadzi sekretariat Urzędu. Z rejestru powinno wynikać jak długo i w czyim użytkowaniu dana pieczęć się znajduje.
2. Przekazywanie pieczęci i pieczątek Pracownikom Urzędu odbywa się za pokwitowaniem w rejestrze, o którym mowa w ust.1.
3. Szczegółowe zasady zamawiania, przechowywania i likwidacji pieczątek i pieczęci reguluje odrębne zarządzenie Wójta.
 
§ 48. 1. Do osób dysponujących pieczęciami i pieczątkami należy:
1) kwalifikowanie dokumentów pod kątem potrzeby odciskania na nich odpowiednich pieczęci i pieczątek;
2) osobiste odciskanie pieczęci i pieczątek;
3) przechowywanie pieczęci i pieczątek pod zamknięciem i zabezpieczenie przed dostępem osób trzecich.
  
Rozdział 12
Oceny Pracowników
 
§ 49. 1. Pracownicy samorządowi zatrudnieni na stanowiskach urzędniczych, w tym na kierowniczych stanowiskach urzędniczych, podlegają okresowym ocenom, na zasadach określonych w ustawie o pracownikach samorządowych.
2. Szczegółową procedurę dokonywania ocen pracowników, o których mowa w ust. 1 określi Wójt w drodze odrębnego zarządzenia.
 
Rozdział 13
Postanowienia końcowe