Sygnalista - zgłoszenia zewnętrzne
Na podstawie art. 24 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. poz. 928) Wójt Gminy Dąbrowa Chełmińska wydał zarządzenie nr 0050.98.2024 w sprawie ustalenia wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszenia prawa i podejmowania działań następczych w Urzędzie Gminy w Dąbrowie Chełmińskiej.
CZYM JEST PROCEDURA DOKONYWANIA ZGŁOSZEŃ NARUSZEŃ PRAWA I PODEJMOWANIA DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH W URZĘDZIE GMINY DĄBROWA CHEŁMIŃSKA GDAŃSKI ORAZ JAKI JEST CEL JEJ WDROŻENIA?
Zewnętrzna procedura dokonywania zgłoszeń naruszenia prawa i podejmowania działań następczych w Urzędzie Gminy w Dąbrowie Chełmińskiej (zwana dalej procedurą zgłoszeń zewnętrznych) jest aktem prawnym umożliwiającym dokonywanie zgłoszeń zewnętrznych w Urzędzie Gminy Dąbrowa Chełmińska, regulującym kanały i procedury dokonywania tych zgłoszeń przez sygnalistów oraz podejmowanie działań następczych. Procedura zgłoszeń zewnętrznych ma na celu wprowadzenie przejrzystych zasad ujawniania przypadków nieprawidłowości, podejmowania stosownych działań naprawczych, w związku z zaistniałymi naruszeniami oraz ochronę sygnalisty.
DANE KONTAKTOWE UMOŻLIWIAJĄCE DOKONANIE ZGŁOSZENIA ZEWNĘTRZNEGO:
Urząd Gminy w Dąbrowie Chełmińskiej
ul. Bydgoska 2
86-070 Dąbrowa Chełmińska
tel. 52 3816056
adres e-mail: sekretariat@dabrowachelminska.lo.pl
Elektroniczna Skrzynka Podawcza Urzędu Gminy: /2h4v41qktu/SkrytkaESP
KTO W URZĘDZIE GMINY PRZYJMUJE ZGŁOSZENIA ZEWNĘTRZNE DOTYCZĄCE NARUSZENIA PRAWA?
Do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych, podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej wyznaczono następujące osoby:
Sekretarz Gminy – biuro nr 15, I piętro;
Zastępca Kierownika Referatu Organizacyjnego i Oświaty (pod nieobecność Sekretarza Gminy) – biuro nr 4, I piętro.
JAKIE SĄ SPOSOBY PRZEKAZYWANIA ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH PRZEZ SYGNALISTĘ?
Zgłoszenie może być dokonane ustnie lub pisemnie.
Zgłoszenie ustne może być dokonane telefonicznie za pośrednictwem nienagrywanej linii telefonicznej, na numer telefonu: (52) 38 16 005 wew. 40, które jest dokumentowane w formie protokołu rozmowy, odtwarzającego jej przebieg, sporządzonego przez przyjmującego zgłoszenie.
Na wniosek sygnalisty zgłoszenie ustne może być dokonane podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w siedzibie Urzędu.
Zgłoszenie pisemne:
1) może być dokonane w postaci elektronicznej na adres poczty elektronicznej: sygnalista@dabrowachelminska.lo.pl w tytule e-maila należy wpisać: „zgłoszenie zewnętrzne”
2) może zostać złożone bezpośrednio do przyjmującego zgłoszenie (pokój nr 15, lub nr 4)
Zgłoszenia o naruszeniu prawa można dokonać na formularzu zgłoszenia (do pobrania poniżej).
CZYM JEST NARUSZENIE PRAWA?
Naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące:
1) zamówień publicznych;
2) usług, produktów i rynków finansowych;
3) zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu;
4) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
5) bezpieczeństwa transportu;
6) ochrony środowiska;
7) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
8) bezpieczeństwa żywności i pasz;
9) zdrowia i dobrostanu zwierząt;
10) zdrowia publicznego;
11) ochrony konsumentów;
12) ochrony prywatności i danych osobowych;
13) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
14) interesów finansowych Unii Europejskiej;
15) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
16) korupcji.
Zgłoszenie naruszenia może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze.
Zakazuje się świadomego składania fałszywych zgłoszeń naruszenia.
Procedura dotyczy zgłoszeń naruszeń prawa w innych podmiotach, które znajdują się w dziedzinie należącej do zakresu działania Podmiotu publicznego.
Jeżeli zgłoszenie należy do zakresu działania innego organu publicznego, Podmiot publiczny przekaże to zgłoszenie do właściwego podmiotu.
W ramach Procedury zgłoszeń zewnętrznych, można zgłaszać naruszenia prawa dotyczące Podmiotu publicznego, w kontekście związanym z pracą.
KIM JEST SYGNALISTA?
Sygnalista jest osobą fizyczną, która zgłasza/ujawnia informację o naruszeniu prawa, uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym:
1) pracownik;
2) pracownik tymczasowy;
3) osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
4) przedsiębiorca;
5) prokurent;
6) akcjonariusz lub wspólnik;
7) członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej;
8) osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy;
9) stażysta;
10) wolontariusz;
11) praktykant;
12) funkcjonariusz w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 18 lutego 1994 r. o zaopatrzeniu emerytalnym funkcjonariuszy Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Straży Marszałkowskiej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno-Skarbowej i Służby Więziennej oraz ich rodzin (Dz. U. z 2023 r. poz. 1280, 1429 i 1834);
13) żołnierz w rozumieniu art. 2 pkt 39 ustawy z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny (Dz. U. z 2024 r. poz. 248 i 834).
Przepisy ustawy o ochronie sygnalistów stosuje się także do osoby fizycznej, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w przypadku zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacji o naruszeniu prawa uzyskanej w kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym lub już po ich ustaniu.
JAKIE SĄ WARUNKI OBJĘCIA SYGNALISTY OCHRONĄ?
Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań.Sygnalista podlega ochronie (określonej w przepisach rozdziału 2 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów) od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.
PODMIOT PUBLICZNY ZAPEWNIA OCHRONĘ SYGNALISTÓW POPRZEZ:
1) ochronę Pana/i tożsamości, chyba że otrzymamy od Pani/a wyraźną zgodę na ujawnienie Pani/a danych;
2) jeżeli zgłoszenie dotyczy innych osób, zapewnimy także ochronę poufności ich tożsamości;
3) udział w procesie rozpatrywania bezstronnych osób, które zostały zobligowane do zachowania poufności, także po ustaniu stosunku pracy lub zakończeniu współpracy;
4) zapewnienie, że dostęp do Pana/Pani danych oraz dokumentacji związanej ze zgłoszeniem, będą miały tylko uprawnione osoby, które zostały przeszkolone w zakresie zapewnienia ochrony Sygnalistów.
Na Pana/Pani żądanie Podmiot publiczny wyda w terminie miesiąca od jego otrzymania, zaświadczenie potwierdzające, że podlega Pan/Pani ochronie przed działaniami odwetowymi przewidzianej w ustawie o ochronie sygnalistów.
ŚRODKI OCHRONY PRAWNEJ I PROCEDURY SŁUŻĄCE OCHRONIE PRZED DZIAŁANIAMI ODWETOWYMI ORAZ DOSTĘPNOŚCI POUFNEJ PORADY DLA OSÓB ROZWAŻAJĄCYCH DOKONANIE ZGŁOSZENIA ZEWNĘTRZNEGO:
Dokonanie przez Pana/Panią zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, pod warunkiem że miał Pan/Pani uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą o sygnalistach.
W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, o której mowa w ustępie powyżej, może Pan/Pani wystąpić o umorzenie takiego postępowania.
Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.
W przypadku podjęcia wobec Pana/Pani działań odwetowych, ma Pan/Pani prawo do odszkodowania (w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie) lub prawo do zadośćuczynienia.
Środki ochrony sygnalisty opisane w Procedurze oraz przepisach, dotyczą także:
1) osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z sygnalistą;
2) osoby prawnej lub innej jednostki organizacyjnej pomagającej sygnaliście lub z nim powiązanej, w szczególności stanowiącej własność sygnalisty lub go zatrudniającej.
W związku z przyjmowaniem zgłoszeń zewnętrznych, Podmiot publiczny zapewnia ochronę poufności tożsamości osoby, której dotyczy zgłoszenie.
ZGŁOSZENIE O NARUSZENIU PRAWA
Formularz zgłoszenia naruszenia prawa służy do przekazania przez sygnalistę informacji o naruszeniu prawa uzyskanej w kontekście związanym z pracą tj. działaniu lub zaniechaniu niezgodnym z prawem lub mającym na celu obejście prawa dotyczącym:
1) korupcji;
2) zamówień publicznych;
3) usług, produktów i rynków finansowych;
4) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
6) bezpieczeństwa transportu;
7) ochrony środowiska;
8) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
9) bezpieczeństwa żywności i pasz;
10) zdrowia i dobrostanu zwierząt;
11) zdrowia publicznego;
12) ochrony konsumentów;
13) ochrony prywatności i danych osobowych;
14) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
15) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
16) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
17) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela - występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1-16.
TRYB POSTĘPOWANIA MAJĄCY ZASTOSOWANIE W PRZYPADKU ZGŁOSZENIA ZEWNĘTRZNEGO, W TYM O WYMAGANYM SPOSOBIE WYJAŚNIENIA INFORMACJI BĘDĄCYCH PRZEDMIOTEM ZGŁOSZENIA LUB PRZEDSTAWIENIA DODATKOWYCH INFORMACJI
1. Zgłoszenia naruszeń prawa są weryfikowane przez Koordynatora ds. obsługi zgłoszeń w zakresie wiarygodności zgłoszenia oraz naszej odpowiedzialności za jego rozpatrzenie i przeprowadzanie działań następczych.
2. W ramach postępowania, możemy zbierać dodatkowe informacje, w tym zwrócić się do Zgłaszającego o udzielenie dodatkowych wyjaśnień.
3. Jeżeli Zgłoszenie zostanie uznane za uzasadnione i dotyczy naruszenia prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania Podmiotu publicznego, podjęte zostaną dalsze kroki w celu zbadania sprawy i naprawienia naruszenia prawa. W szczególności Podmiot publiczny może podjąć jedno lub kilka z poniższych działań:
1) wprowadzenie zmian w procedurach;
2) zgłoszenia odpowiednim organom;
3) nałożenia sankcji na osoby odpowiedzialne;
4) przeszkolenia personelu;
5) wdrożenia nowych systemów kontroli.
4. W uzasadnionych przypadkach, w celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego, Podmiot publiczny może przekazać zgłoszenie:
1) jednostkom organizacyjnym podległym lub nadzorowanym;
2) innej jednostce organizacyjnej, której powierzono zadania w drodze porozumienia.
5. W przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania Podmiotu publicznego, zostaną one niezwłocznie przekazane, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach - nie później niż w terminie 30 dni, do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.
6. Podmiot publiczny może nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy w Pana/Pani zgłoszeniu, dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem Pana/Pani wcześniejszego zgłoszenia lub zgłoszenia od innego Sygnalisty, nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszenia prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem tego naruszenia. Podmiot publiczny poinformuje Pana/Panią o takim odstąpieniu.
7. Wszystkie zgłoszenia odnotowywane są w Rejestrze zgłoszeń zewnętrznych.
TERMIN PRZEKAZANIA INFORMACJI ZWROTNEJ ORAZ RODZAJ I ZAWARTOŚĆ TAKIEJ INFORMACJI:
1. Podmiot publiczny potwierdzi Panu/Pani przyjęcie zgłoszenia na podany adres kontaktowy. Informacje zostaną przekazane niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od dnia przyjęcia zgłoszenia, o ile nie otrzymano od Pana/Pani sprzeciwu na wysłanie potwierdzenia.
2. Informacje o przyjęciu zgłoszenia nie zostaną przekazane, jeżeli Podmiot publiczny będzie miał uzasadnione podstawy sądzić, że takie działanie zagroziłoby ochronie poufności Pana/Pani tożsamości.
3. Podmiot publiczny może zwrócić się do Pana/Pani, na podany adres do kontaktu, o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w Pana/Pani posiadaniu – podanie ich jest dobrowolne.
4. Jeżeli wstępna weryfikacja wykaże, że zgłoszenie nie dotyczy naruszenia prawa, zostanie Pani/Pan poinformowana/ny o odstąpieniu od jego rozpatrywania oraz przyczynie odstąpienia.
5. Zostanie Pan/Pani poinformowany/na o przekazaniu zgłoszenia do innego organu publicznego, jeżeli wstępna weryfikacja wykaże, że jest on właściwy do rozpatrzenia zgłoszenia.
6. Zostanie Panu/Pani przekazana informacja zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia.
7. Zostanie Panu/Pani przekazana informacja, jeżeli odstąpimy od podjęcia działań następczych, podając uzasadnienie odstąpienia.
8. Zostanie Pan/Pani poinformowany/a o ostatecznym wyniku działań następczych realizowanych na skutek zgłoszenia.
ZASADY POUFNOŚCI MAJĄCE ZASTOSOWANIE DO ZGŁOSZEŃ ZEWNĘTRZNYCH:
Wójt Gminy Dąbrowa Chełmińska gwarantuje, że procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i procedura zgłoszeń zewnętrznych oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych:
1) uniemożliwiają uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem nieupoważnionym osobom;
2) zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.
Ochrona poufności, o której mowa wyżej, dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.
Środki komunikacji przyjęte na potrzeby przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych w Urzędzie zapewniają poufność i integralność danych, w tym ich zabezpieczenie przed odczytaniem przez osoby nieuprawnione.
CZY PRZYJMOWANE SĄ ZGŁOSZENIA ANONIMOWE?
Przepisów procedury zgłoszeń zewnętrznych w Urzędzie Gminy Dąbrowa Chełmińska nie stosuje się do zgłoszenia informacji o naruszeniu prawa, które uniemożliwiają identyfikację sygnalisty.
OCHRONA I ZASADY PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
1. Przetwarzanie danych osobowych zgłaszającego oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, odbywa się zgodnie z RODO.
2. Dane osobowe zgłaszającego oraz inne dane pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba, że za wyraźną zgodą zgłaszającego.
3. Tożsamość zgłaszającego może zostać ujawniona również wtedy, kiedy takie ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa.
4. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania, są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
5. Dane osobowe osoby, której dotyczy zgłoszenie są zbierane i przetwarzane w związku z otrzymaniem zgłoszenia w celu weryfikacji zgłoszenia oraz podjęcia działań następczych, bez zgody tej osoby.
6. Wobec zgłaszającego obowiązek informacyjny zgodnie z art. 13 RODO spełniany jest przy przesyłaniu pierwszej korespondencji po dokonaniu zgłoszenia oraz poprzez umieszczenie klauzuli informacyjnej na stronie BIP podmiotu publicznego.
7. Wobec osób oraz osób wymienionych w zgłoszeniu, jak również osób trzecich pomagających w zgłoszeniu obowiązek informacyjny spełnia się publikując klauzulę informacyjną na stronie BIP Podmiotu publicznego.
8. Ochrona poufności obejmuje tożsamość zgłaszającego oraz osób wymienionych w zgłoszeniu, jak również osób trzecich pomagających w zgłoszeniu.
9. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.
10. Wyłączenie ochrony poufności danych osobowych zgłaszającego podlega wyłączeniu wyłącznie wtedy, gdy wyrazi on wyraźną zgodę na ich ujawnienie oraz w przypadkach wskazanych w ustawie.
11. Do zachowania poufności tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia oraz osób wymienionych w zgłoszeniu zobowiązani są również nieupoważnieni pracownicy, którzy weszli w posiadanie tych informacji.
12. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem zgodnie z art. 8 ust. 8 Ustawy, są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
13. Po okresie przechowywania wskazanym powyżej dane osobowe oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są niszczone zgodnie z przyjętą procedurą brakowania dokumentów.
14. Nie stosuje się powyższego przepisu gdy dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt spraw sądowych lub sądowo-administracyjnych.
ZACHĘTA DO KORZYSTANIA Z PROCEDURY ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH
Przed dokonaniem zgłoszenia zewnętrznego, który dotyczy podmiotu, w którym doszło do naruszenia prawa, zachęcamy do skorzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych tego podmiotu, szczególnie wtedy, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej tego podmiotu.
Procedura zgłoszeń wewnętrznych dostępna jest na stronie:
https://bip.dabrowachelminska.pl/artykul/1024/28128/zgloszenia-wewnetrzne-sygnalisty
KONTAKT DO RZECZNIKA PRAW OBYWATELSKICH
1. Do Rzecznika Praw Obywatelskich może się zgłosić każdy, kto uważa, że państwo naruszyło jego prawa, że jest nierówno traktowany.
2. Informacyjna linia obywatelska: 800 676 676, e-mail biurorzecznika@brpo.gov.pl,
3. Adres korespondencyjny: Biuro RPO, al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa
4. Istnieje także możliwość przekazania zgłoszenia w języku migowym, anonimowo poprzez formularz kontaktowy na stronie lub osobiście w jednym z oddziałów.