Zaproszenie do wzięcia udziału w postępowaniu ofertowym

Gmina Dąbrowa Chełmińska                                                                                              
ul. Bydgoska 21
86-070 Dąbrowa Chełmińska
 
 
Zamawiający:
 
                          Gmina Dąbrowa Chełmińska
                          ul. Bydgoska 21
                          86-070 Dąbrowa Chełmińska
                          NIP: 554-265-77-62
 
Przedmiotem oferty jest: świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek oraz zwrotu przesyłek niedostarczonych dla potrzeb urzędu gminy oraz doręczanie i odbiór poczty z Urzędu Gminy w Dąbrowie Chełmińskiej.

1. Przedmiotem zapytania ofertowego jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek oraz zwrotu przesyłek niedostarczonych dla potrzeb zakładu oraz doręczanie i odbiór poczty z Urzędu Gminy w Dąbrowie Chełmińskiej
2. Przesyłki nadane przez Zamawiającego dostarczane będą do każdego miejsca w Polsce. Wykonawca będzie dostarczał przesyłki do Urzędu Gminy w Dąbrowie Chełmińskiej codziennie od poniedziałku  do piątku pomiędzy godziną 8:00-9:00 i zostawiał je w Sekretariacie Zamawiającego. Przesyłki będzie odbierała tylko osoba do tego upoważniona przez Zamawiającego.
3. Przesyłki przeznaczone do wysyłki odbierane będą przez Wykonawcę codziennie w dni robocze: w poniedziałki, środy i czwartki w godzinach 14:00-15:00, we wtorki 16 – 17, w piątki 12:00 – 13:00 w Sekretariacie Zamawiającego
4. Odbioru przesyłek wychodzących dokonywać będzie upoważniony przedstawiciel Wykonawcy po okazaniu stosownego upoważnienia.
5. Przesyłki muszą być nadane przez Wykonawcę w dniu ich odbioru od Zamawiającego z zastrzeżeniem, że w przypadku uzasadnionych zastrzeżeń w stosunku do już odebranych przesyłek (np. brak pełnego adresu) Wykonawca bez zbędnej zwłoki wyjaśnia je z Zamawiającym. Brak możliwości wyjaśnienia zastrzeżeń, o których mowa wyżej lub ich usunięcia w dniu odbioru przesyłek od Zamawiającego powoduje, iż nadanie przesyłek przez Wykonawcę nastąpi w dniu następnym lub po ich całkowitym usunięciu przez Zamawiającego.
6. Wykonawca będzie doręczał do siedziby Zamawiającego pokwitowane przez adresata potwierdzenia odbioru przesyłki niezwłocznie po doręczeniu przesyłki. W przypadku nieobecności adresata Wykonawca postępować będzie zgodnie z przepisami ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks  postępowania  administracyjnego (tj. Dz.U. z 2016 r.,  poz.23  ze  zmianami  –  rozdział 8 „Doręczenia” oraz zgodnie z przepisami ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tj. Dz.U. z 2017 r. poz. 201 ze zmianami) - rozdział 5 „Doręczenia”.
7. Wykonawca przekaże Zamawiającemu znaki służące do potwierdzenia opłat dotyczących usługi  pocztowej i oznaczenia umożliwiające identyfikację umowy na podstawie której świadczone są usługi pocztowe.
8. Wykonawca dostarczy bezpłatnie Zamawiającemu druki zwrotnego potwierdzenia odbioru dla  przesyłek krajowych (wg wymogów przewidzianych w ustawie dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (tj. Dz. U. z 2016 r., poz. 1113 ze zm.) wg zapotrzebowania Zamawiającego.
9. Przesyłki rejestrowane nadawane będą na podstawie wykazu listów poleconych wg wzoru druku Zamawiającego –załacznik nr 3.
10. Zamawiający sporządza dzienne zestawienie nadanych przesyłek listowych ekonomicznych w obrocie krajowym w dwóch egzemplarzach z przeznaczeniem dla Wykonawcy i Zamawiającego.
11. Zamawiający sporządza dzienne zestawienie nadanych przesyłek listowych priorytetowych w obrocie krajowym w dwóch egzemplarzach z przeznaczeniem dla Wykonawcy i Zamawiającego.
12. Wykazy, o których mowa w punktach 9, 10, 11 Wykonawca potwierdzi stosowną pieczęcią i podpisem osoby upoważnionej.
13. Potwierdzenie nadania przesyłki rejestrowanej musi mieć moc dokumentu urzędowego.
14. Zgodnie ze złożoną ofertą Wykonawca może umożliwić Zamawiającemu w terminie realizacji  przedmiotu umowy śledzenie przez Internet rejestrowanych przesyłek listowych w obrocie krajowym poprzez stronę internetową.
15. Wykonawca zobowiązuje się do przekazania Zamawiającemu wszelkich informacji, dotyczących oznaczeń przesyłek rejestrowanych i priorytetowych. Wykonawca zobowiązany jest do oznaczenia numerem na dziennym zestawieniu nadanych przesyłek listowych dostarczonym przez Zamawiającego każdej przesyłki rejestrowanej tak, by Zamawiający mógł ja bezproblemowo zareklamować lub śledzić jej obieg w Internecie.
16. Za okres rozliczeniowy przyjmuje się miesiąc kalendarzowy. Podstawą obliczenia należności będzie suma opłat za przesyłki faktycznie nadane lub zwrócone z powodu braku możliwości ich doręczenia w okresie rozliczeniowym, potwierdzona co do ilości i wagi na podstawie dokumentów nadawczych lub dokumentów oddawczych dokumentujących zwrot przesyłek , kiedy możliwość dostarczania została wyczerpana.
17. Do rozliczeń  z wykonawcą przyjęte będą ceny z formularza cenowego – załącznik nr 1
18. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca realizował zamówienie w ciągu 12 miesięcy od dnia zawarcia umowy. 
19. Wybór oferty najkorzystniejszej zostanie dokonany według następujących kryteriów oceny ofert:
    
    
    1) Cena (c) – 80 pkt.
    

    Sposób przyznawania punktów za kryterium cena:   
    

    C= (Cena oferty najniższa /Cena oferty ocenianej ) X 80 pkt
    
     
    2) Możliwość śledzenia przez Internet rejestrowanych przesyłek pocztowych w obrocie krajowym (s) – 20 pkt
    

    Sposób przyznawania punktów za kryterium możliwość śledzenia przez Internet rejestrowanych przesyłek pocztowych w obrocie krajowym:
    
    20 pkt – za oferowanie możliwości śledzenia przesyłek pocztowych w obrocie krajowym
    0 pkt – za brak możliwości śledzenia przesyłek pocztowych w obrocie krajowym
    

20. Za najkorzystniejszą ofertę (N) zostanie uznana oferta, która otrzyma najwyższą liczbę punktów, stanowiącą sumę punktów przyznanych w ramach każdego z podanych wyżej kryteriów wg poniższego wzoru:
    
    N= C+S
    N - oferta najkorzystniejsza
    C - liczba przyznanych punktów w kryterium cena
    S - liczba przyznanych punktów w kryterium możliwość śledzenia przez Internet rejestrowanych przesyłek pocztowych w obrocie krajowym
    
    
21. Ofertę należy umieścić w kopercie z napisem:
    
    „ŚWIADCZENIE USŁUG POCZTOWYCH DLA GMINY W DĄBROWIE CHEŁMIŃSKIEJ” 
    
    Termin  składania  ofert  upływa Dnia 26.06.2017 do godziny 10:00 
    Otwarcie ofert nastąpi  26.06.2017r. o godzinie 10:15.
    
    Oferty należy dostarczyć lub wysłać za pośrednictwem operatora pocztowego do Urzędu Gminy Dąbrowa Chełmińska, ul. Bydgoska 21,86-070 Dąbrowa Chełmińska
    
    
    
22. Oferta powinna zawierać:
    

    • wydruk z właściwego rejestru  lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej
    • formularz ofertowy - załacznik nr 1
    • projekt umowy zaparafowany - załacznik nr 2
    • zaświadczenie Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej lub wydruk Urzędu Komunikacji Elektronicznej, z którego będzie wynikać posiadanie przewidzianego prawem wpisu do rejestru operatorów pocztowych.
    
    
23. Z Wykonawcą, którego oferta zostanie uznana przez Zamawiającego za ofertę najkorzystniejszą, zostanie podpisana umowa - Załącznik nr 2 
24. Podane przez Zamawiającego ilości poszczególnych pozycji przesyłek wyszczególnionych w formularzu cenowym oferty ( załącznik nr 1) mają charakter szacunkowy. Zamawiający  zastrzega sobie prawo niewykorzystania przez jednostkę rozliczeniową ilości wskazanych w formularzu cenowym oferty. Określone rodzaje i ilości poszczególnych przesyłek w ramach świadczonych usług są odmienne dla jednostek Zamawiającego i mogą ulec zmianie w zależności od ich potrzeb, jednak za kwotę nie większą niż maksymalna wartość umowy brutto (wartość finansowania zamówienia), na co Wykonawca wyraża zgodę i nie będzie dochodził roszczeń z tytułu zmian ilościowych i rodzajowych w trakcie realizacji umowy. 
25. W przypadku nadania przez Zamawiającego przesyłek niewyszczególnionych w formularzu cenowym oraz w przypadku zwrotu przesyłek rejestrowanych niedoręczonych z przyczyn niezależnych od Wykonawcy podstawą rozliczeń będą ceny z aktualnego Cennika wyłonionego Wykonawcy, umieszczonego na stronie internetowej Wykonawcy w dniu nadania takich przesyłek. 
26. Cena przedmiotu zamówienia może ulec zmianie w trakcie realizacji jedynie w przypadku:
    

    • zmiany w okresie obowiązywania umowy stawki VAT lub zmiany obowiązku podatkowego wykonawcy, odpowiednio do zmienionych stawek,
    • zmiany cennika za usługi świadczone przez Wykonawcę w trybie przewidzianym przepisami ustawy Prawo pocztowe;
27. Warunki płatności - 14 dni licząc od dostarczenia prawidłowo wystawionej faktury do Zamawiającego.

---

Wyjaśnienia treści zaproszenia do wzięcia udziału w postępowaniu ofertowym na świadczenie usług dla Gminy Dąbrowa Chełmińska dotyczące postępowania ofertowego na zadanie: ”Świadczenie usług pocztowych dla Gminy Dąbrowa Chełmińska„

Pytania Wykonawcy wraz z odpowiedziami Zamawiającego:

Odpowiedzi na zapytania <- kliknij, aby pobrać

---

Pytanie wykonawcy:
Czy godziny odbioru określone w pkt. 3 mogą zostać zmodyfikowane przez ujednolicenie godzin w dniach pn-czw)

Odpowiedź zamawiającego:
Zamawiający dopuszcza ujednolicenie godzin z zastrzeżeniem zapisu w umowie umożliwiającego dostarczenie przesyłek do nadania w placówce (punkcie odbioru...) Wykonawcy w godzinach pracy placówki

Powyższe zmiany są obowiązujące i są częścią postępowania ofertowego

       Unieważnienie postępowania ofertowego na świadczenie usług pocztowych
                                                dla Gminy Dąbrowa Chełmińska:

Gmina Dąbrowa Chełmińska informuje, że unieważnia postępowanie ofertowe na "Świadczenie usług pocztowych dla Gminy Dąbrowa Chełmińska". Niniejsze postępowanie przebiegało z wyłączeniem przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawo zamówień publicznych- Dz.U. z 2013r., Nr 113, poz. 759 ze zm.